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6 大技巧, 为 6000+外贸企业解决文件管理难题

小张要离职了, 她手里那么多供应商信息要是带到竞对那儿去就不妙了!
采购, 仓库, 财务各部门每天都有人找我要合同, 我缺一存放合同的共享云盘~
要报关了, 工厂装箱资料, 出口合同, 出口商业发票, 装箱单这些文件大用五花八门的方式发给我, 整理起来太容易出错了. . .
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这些文件管理烦恼经常出现在外贸从业者的工作中.

凭借多年的外贸行业服务经验, 360Fangcloud为外贸行业用户打造了一套企业云盘应用方案. 帮助用户建立一集中的文件管理协作平台, 大力提升企业内外部的文件协作效率, 并安全地管控企业的各类核心机密文件.

外贸行业文件管理难点

贸易行业业务涉及全球市场; 业务环节众多且每环节都需要大量沟通协调; 流程复杂, 涉及多种交易方式/支付方式, 关税, 运输方式等; 要适应全球各地市场的需求变化, 得快速调整生产计划, 采购策略和销售战略.
因此文件安全存储, 共享同步, 协作编辑的需求强烈, 现有的文件管理方式难以满足需求:
1文件统一管理难
参与方众多, 大量文件资料散落在各人手中, 难以统一管理.
2资料查找应用难
一订单周期所需的资料往往要向很多人要, 还存在资料遗失找不到的情况.
3文件协作效率低
订单, 合同等资料需要多环节多人异地跟进, 缺乏统一的文件协作平台, 效率低.
4数据安全难保障
供应商, 询价, 客户等资料容易被离职员工带走, 无法严格保障信息安全.

企业云盘助力业务安全高效开展

业务开展过程中, 前期市场调研, 客户需求沟通, 合同草拟与签订, 中期下单采购, 供应商管理, Products设计与制作, 货品清点, 仓储管理, 后期单证报关, 发货, 财务对账等全流程产生的文件资料统一安全存储在 360Fangcloud企业云盘上.
国内各地的员工通过云盘进行文件共享, 在线编辑协作, 高效协同办公.

1市场资料, 供应商资料自动收集

业务前期需要通过线下会展, 线上营销等方式进行市场调研, 收集市场资料; 业务中也经常需要向多供应商收集与原材料相关的文件资料.
云盘支持文件快速收集, 在云盘上创建存储资料的文件夹, 发起收集并生成收集链接, 将其发给业务同事或外部供应商, 同事或供应商在规定时间内点击链接上传资料即可.

2全部业务资料统一存储, 快速查询

业务过程中, 询价资料, 客户订单, 合同, Products设计图, 供应商资料, 采购订单, 原料到货清单及照片, 物流订单, 仓库数据, 财务结账单, 发票, 报关资料等全部文件资料分门别类统一存储在企业云盘上.
员工随时随地在云盘上搜索获取文件, 图片, 视频, 音频, 图纸等各类资料.

3业务文件/资料秒速分享

业务过程中, Products介绍, Products设计图, 样品图等资料时常需要给到企业之外的客户, 供应商们查看.
借助云盘, 员工只需将存储在云盘上固定位置的文件资料一键分享, 生成分享链接发给客户, 供应商, 客户, 供应商点击分享链接即可查看文件资料.
内部员工之间也可以通过云盘的文件分享能力秒速获取资料.

4员工之间高效在线协作

员工之间通过云盘实现客户订单, 合同, 采购订单, Products资料, 供应商资料, 仓库货品等资料的实时共享, 有权限的员工Log in云盘就可以在线预览文件, 也可以多人同时在线编辑同一文件, 并在线评论发表沟通意见.
各方之间无需来回传输和轮流修改文件.

5云端/本地资料实时同步

云盘中的常用文件夹比如供应商资料, 采购合同, Products资料等, 支持同步至各员工的电脑本地.
有人在电脑本地更新了同步文件夹中的文件内容, 会实时同步至云盘的云端文件夹, 共享给其他参与协作的伙伴, 云端内容更新后也会实时同步至其他伙伴们的电脑本地.

6资料信息全方位防泄露

Products图纸, 供应商资料, 客户资料等机密文件一旦落地即自动加密, 员工在职时可以通过受企业控制的终端设备打开, 编辑文件, 其他情况下打开则为密文状态, 无法查看.
并可以对文档设置禁止截屏, 禁止打印, 只允许在本文档内进行复制, 禁止把 A 文档中的内容复制到 B 文档等, 确保离职员工无法带走企业核心机密.

典型客户案例

杭州升莱制冷设备有限公司
业务范围: 主要从事制冷, 空调设备, 其他零件设备销售等Products的进出口及进出口代理业务, 主要市场为第二世界国及世界各地区.
文件管理需求:
1国内外客户信息, 合同, Products信息等资料没有统一的管理, 存储平台.
2业务员在跟客户沟通过程中, 需要发送公司资质, Products图片等资料. 邮件发送不能添加大附件.
3出口时, 采购和业务人员需要向单证人员提供工厂装箱资料, 出口合同, 出口商业发票, 装箱单等文件; 多人同时向单证发送资料时, 单证人员容易资料错漏和混淆; 另外也不便于总经理了解工作进度.
使用 360 Fangcloud企业云盘后, 公司有了自己的文件集中管理平台, 将Products图片, 视频, 功能说明书, 资质, 合同等文件资料都上传到云盘上进行备和存储, 方便公司统一保存, 方便员工随时取用.