从 U 盘到企业空间, 湖南信佳百货如何留住 30 年零售经验

一次会员活动开始前, 门店员工要执行哪些要求. 一新店进场, 需要准备什么资料. 一位新员工入职后, 品牌, 流程和福利标准去哪里查.

这些都是零售企业里的日常问题. 资料分散时, 员工往往先要问人, 再找文件, 最后还要确认自己拿到的是不是最新版本.

在 8 月 13 日举行的 360AI 知识智能城市巡演: 成都站, 湖南信佳百货信息化负责人黄凯分享了企业的实践. 这深耕零售行业 30 多年的企业, 经营多品牌, 多门店业务, 巡店, 开店, 品牌代理和跨部门协作都伴随着大量文件.

黄凯关注的 AI 问题很具体. 企业资料是否归集, 答案是否有来源, 员工能否在权限范围内找到需要的信息.

三十年零售经验, 先要从人设备回到企业

十多年前, 湖南信佳百货曾给员工配发 U 盘, 后来又使用移动硬盘. 企业一直强调, 工作文件不能只留在人电脑.

问题依然存在. 找一文件, 员工先要知道它在谁手上, 存在哪设备里. 设备损坏, 人员离职后未交回设备, 误删文件, 都可能造成资料缺失. 文件在多人之间反复传递, 版本容易混乱, 传输过程也存在风险.

约八九年前, 企业开始研究云盘Products, 并使用过人云盘. 本地编辑功能很符合员工习惯, 双击文件即可调用 Office 等本地软件处理内容.

人云盘难以满足组织管理需要. 多品牌, 多门店, 多层级, 多角色的零售业务, 对文件权限, 版本和交接都有更高要求. 湖南信佳百货开始寻找企业网盘方案.

五年时间, 把门店协作资料管在企业空间里

五年前, 湖南信佳百货开始使用 360Fangcloud. 企业按照人事系统的组织层级建立文件空间, 并根据岗位设置管理, 编辑, 查看和Downloads权限.

文件管理中的一选择很有代表性. 湖南信佳百货关闭了人空间, 员工的工作文件统一放在企业空间. 部门主管可以在权限范围内查看下属文件, 员工只能访问自己的文件夹. 员工离职后, 管理员调整权限即可, 文件仍留在企业, 无需四处补找交接资料.

跨部门事项则进入群组空间. OA 开发, 项目开发等需求由相关负责人共同维护, 新店开业时, 相关人员也进入同一文件夹管理资料.

企业还保留了本地编辑能力. 员工可直接调用本地办公软件编辑云端文件, 保存后自动回传. 这种方式延续了日常工作习惯, 也避免文件被长期留存在本地同步文件夹中.

对巡店频繁的零售团队来说, 手机端同样是工作入口. 员工可以在移动端查看, 发送文件, 并及时-发到钉钉或指定群聊.

黄凯总结五年的使用感受时提到, 文件的层层搬运减少了, 企业文件能够持续留存. 误删内容可从企业或部门回收站恢复, 历史版本和修改记录也让文件责任有据可查.

AI 回答门店问题, 要先有可信的企业资料

文件统一之后, 湖南信佳百货开始规划知识库应用.

黄凯提到, AI 生成会议纪要, PPT 或辅助编程, 已经进入人工作场景. 企业接下来要解决的, 是让 AI 理解自己的制度, 流程, 运营标准和经营资料.

企业计划从网盘中已有文件出发, 筛选制度, 流程规范, 门店运营标准和培训资料, 形成权威内容. 员工提问后, AI 除了给出回答, 还需要标明信息来自哪制度或文件. 这样, 门店员工才能判断答案是否可用, 相关部门也能持续更新内容.

从高频问题开始, 让 AI 走进门店日常

湖南信佳百货没有计划将所有资料一次性接入 AI.

黄凯提出, 从高频问题开始更适合企业当前阶段. 制度查询, 门店资料, 培训内容都具备较清晰的使用场景. 员工可以询问某次会员活动的执行要求, 新店进入商场需要准备哪些资料, 新员工需要学习哪些流程和福利标准.

使用过程中, 资料缺失, 版本过期或答案不完整的问题也会暴露出来. 相关部门再补充资料, 更新版本, 明确负责人. 企业知识库由此在真实业务中逐步完善.

接下来, 湖南信佳百货计划与 360 Fangcloud共同推进文件治理, 并探索连接 ERP, 人事, 财务和OA 系统中的相关数据. 企业将先在培训, 门店运营等场景试点, 再逐步扩展到更多业务.

从 U 盘到企业网盘, 湖南信佳百货用多年时间让文件留在组织里. 现在, 这些制度, 合同, 培训资料和门店经验开始有了新的用途.

当一位员工在门店就能找到有来源的答案, 30 多年的零售经验才能继续服务下一次开店, 下一场活动和下一位新员工.