借力360億方雲企業網盤，某頭部電動車集團實現文件管理體系重塑升級

近年來，隨著銷售渠道和市場覆蓋範圍的進一步拓展，該電動車集團的市場規模大幅增長。與此同時，其所積累的包括產品研發文件、員工培訓文件等核心知識資產數量日益增多。雖然，該電動車集團在早期就搭建了企業文件管理信息系統，但面對當前海量的文件存儲和處理需求時，集團原有文件管理系統缺乏信息共享能力、存儲能力有限、安全防護機制不完善等缺陷逐漸顯露，進而導致企業核心知識資產保障受到了較大威脅，具體表現如下：

1.1文件數量大幅上升背景下，傳統文件管理系統能力受限

在傳統文件管理體系下，分散在員工電腦上的大量文件資料，雖可以通過NAS硬盤進行統一存儲，但這一模式下，一方面，企業文件存儲成本高，並且一旦遇到NAS硬盤損壞、病毒入侵、服務器癱瘓等情況，極易造成資料丟失；另一方面，企業還經常需要專門安排員工定期將NAS硬盤中的文件資料進行統一收集整理再上傳至企業知識庫，導致文件管理成本居高不下。

1.2安全防護機制不完善，企業核心文件泄露風險高

作為行業頭部企業，該電動車集團文件資料，如新型產品設計圖紙等文件常具有較高涉密性。但在傳統文件管理體系下，該電動車集團在文件安全管控方面存在諸多漏洞，導致集團核心利益易受損害，具體問題主要體現在以下幾方面：

第一， 企業文件分散存儲在員工電腦中，文件流轉無法進行統一管控，核心信息泄露風險較高；

第二， 圖紙文件無法預覽，在需要對客展示時，常需要下載導出文件，使得文件泄露風險加劇；

第三，員工離職時，由於傳統文件管理系統不具備文件統一回收能力，導致如果圖紙交接出現遺漏、交接不齊等情況，則存在文件丟失和機密外泄的風險。

1.3缺乏跨部門協同能力，員工辦公體驗差

經過多年大力發展，該電動車集團內部成立數十個業務部門，包括產研、銷售、市場等。然而，各部門間普遍缺乏完善的協同辦公機制，尤其是在文件流轉方面，由於跨部門協同性較弱，導致信息同步能力差強人意，員工辦公體驗也始終無法有效提升。例如，該電動車研究院需要和各部門確認3C認證參數表格，則需要各個部門挨個溝通填寫，溝通成本高、效率低。

1.4信息收集和下發難度大，企業多級管理能力亟待優化

該電動車集團內部除了數十個業務部門外，還下設了諸多子公司。因此，企業經常需要向各部門下發政策、培訓資料等文件材料。然而，在傳統文件管理體系下，如果同一時間需要下發的文件數量多、體積大，則很難通過企業微信等渠道發送，並且聊天記錄中的文件流轉不可控，也存在較大安全隱患。

不僅如此，信息收集也是該電動車集團常需要進行的工作，例如，采購部門通常通過企業微信向各部門收集整理采購需求、部門月度&年度需要定期收集業務複盤報告及數據等。然而，在傳統文件管理體系下，該電動車集團信息收集效率低下，重複工作量大，周期漫長，並且容易出錯。

基於上述在文件存儲、安全防護、協同協作以及信息收集、下發等方面的缺陷和不足，該電動車集團決定搭建新一代企業文件管理體系，通過將大數據、雲計算等先進技術手段融入企業文件管理流程中，從而實現員工辦公效率和體驗的雙重提升。

在產品選型階段，考慮到文件管理系統的應用範圍及重要性，該電動車集團著重對廠商技術研發能力、功能完善程度、客戶服務能力、大型企業服務經驗等多方位因素進行了綜合考量。最終，經過多方調研、產品POC測試，360億方雲憑借全面領先的技術能力、成熟的產品功能、完善的服務團隊以及豐富的大型企業實際落地案例等核心優勢，成為了該項目的產品供應商。

360億方雲是360集團旗下企業文件管理及協作平臺，能夠一站式滿足企業文件全生命周期管理需求。通過360億方雲強大的在線編輯、多格式預覽、全文檢索、文件評論、安全管控等功能，企業成員間、部門內外甚至與企業外部合作夥伴，均可以實現隨時隨地、任何設備上的文件共享與協作，提升企業內外部協同效率。目前，360億方雲的企業用戶數量達500,000+，涵蓋20+行業，其中包括碧桂園、越秀地產、長安汽車、吉利集團、晶科能源、雪松控股、浙江大學等數萬人規模的超大型客戶。

針對該電動車集團當前在企業文件管理中所面臨的痛點和困境，在項目前期，依托自身多年大型企業服務經驗，360億方雲為該電動車集團輸出了一套以億方雲企業網盤為核心的企業知識管理平臺解決方案。並基於該方案所具備的海量存儲、多人協作、高安全性等核心能力優勢對原有缺陷進行全面補足，具體解決方案如下：

2.1海量文件集中存儲管理，助力企業級知識庫快速搭建

依托360億方雲所具備的海量文件實時存儲能力，使該電動車集團員工可以通過創建共享文件夾隨時隨地的新建和上傳重要的辦公資料，以較低成本實現企業全量文件的統一存儲和管理，進而快速構建起專屬於該電動車集團的企業級知識庫。

同時，基於該企業網盤所具備的精準檢索與便捷訪問能力，使集團員工可快速調取所需文件內容，有效滿足各部門員工在線學習的不同需求，促進知識複用性的提升；此外，360億方雲還支持靈活拓展，使該集團在後續有擴容需求時，能夠以低成本快速是實現線上擴容，全面滿足高並發場景使用需求。

2.2從“點“到”面“的全域安全防護，保障企業核心無形資產不受侵害

為有效解決原有文件管理體系所存在的諸多安全漏洞，360億方雲為該集團提供了文件外發包、敏感詞檢測等安全能力，通過幫助其構建“生產-流轉-歸檔”的文件全生命周期管理體系和“雲端-本地-外發”的全方位終端安全防護體系，大幅降低文件泄露風險。

首先，通過將分散在員工電腦中的文件資料進行統一存儲和管控，並結合360億方雲所具備的文件加密等核心能力，從源頭上避免文件泄露風險；

其次，憑借360億方雲企業網盤支持120+種專業格式文件隨時預覽的核心優勢，以及預覽次數限制、下載權限管控等完善安全管控機制，有效切斷了對客展示時的文件泄露路徑；

最後，360億方雲還為該集團提供了文件一鍵交接功能，最大程度上減少了由於員工離職時交接不齊，而導致的機密外泄情況的發生。

2.3先進的多人協作功能矩陣，全方位提升員工辦公體驗

針對該電動車集團缺乏跨部門協同能力的痛點，360億方雲為其提供了包括文件共享、訂閱文件動態、多人在線編輯等在內的完善協同功能矩陣。通過360億方雲的整體部署應用，一方面，基於在線文件共享、訂閱文件動態通知等核心功能，使得該集團各部門間信息可以實現及時同步，為進一步提升該電動車集團跨部門協作效率提供了支撐。

另一方面，憑借文件多人協作編輯、消息回複等多種核心能力，使該集團員工能夠在無需重複溝通的前提下，即可快速完成表格填寫等跨部門協同操作，極大提升了跨部門間的協同協作效率和員工辦公體驗。

2.4完善的多級權限管理機制，有效解決信息下發和收集難點

360億方雲具備完善的多級權限管理機制，能夠通過文件共享等能力，使該電動車集團無需通過企業微信、郵件等渠道，即可實現對於下屬分公司的海量文件資料實時下發，在提升文件下發效率的同時，更好的規避了在下發過程中存在的文件泄露風險；

同時，360億方雲還支持權限設置，可針對不同職級的企業員工和領導層，設置不同的文件編輯權限，例如只能預覽不能下載等，進一步加固了該集團的多級管控能力；

不僅如此，在文件收集匯總時，360億方雲能夠支持不同部門、不同子公司員工實時將數據上傳到指定文件夾，並且不同部門和子公司間的匯總數據互不可見，大幅提升了文件匯總收集效率，有效避免了重複性工作，進一步優化了員工使用體驗。

文件安全保障能力全面提升。通過360億方雲的整體部署應用，在文件外發包、敏感詞檢測、多級權限管理等多種核心功能的加持下，幫助該集團構築了圍繞文件管理的全域安全防護體系，從文件源頭、傳播路徑多個維度阻斷了文件泄露的可能性，進而使得該電動車集團的文件安全得到了極大的保障。

海量文件存儲能力整體增強。依托於360億方雲企業網盤解決方案的全面落地，該電動車集團實現了海量文件的雲上統一存儲和管理，用戶本地文件能夠在無幹擾的情況下被同步到雲端，有效避免了由於終端設備損壞、丟失造成數據的流失，保護企業的無形資產。同時，基於文件同步和在線共享、編輯等先進功能，幫助該集團實現了高效快捷的文件分發流轉，提升企業文件協作的效率。

目前360億方雲已在該電動車集團天津公司率先部署使用，並取得了較為顯著的使用效果，為該集團後續辦公體系的持續數字化升級改造提供了重大的借鑒意義。未來，雙方的合作還將持續深化，360億方雲的使用場景也將由單一業務部門逐步向全集團演進，幫助該集團在文檔內容和知識模型的基礎上，完成知識圖譜創建與關聯，並形成體系化的知識網絡，最終達到人、知識、業務的全連接的效果。