從U盤到企業空間，湖南信佳百貨如何留住30年零售經驗

一次會員活動開始前，門店員工要執行哪些要求。一家新店進場，需要準備什麼資料。一位新員工入職後，品牌、流程和福利標準去哪裡查。

這些都是零售企業裡的日常問題。資料分散時，員工往往先要問人，再找文件，最後還要確認自己拿到的是不是最新版本。

在8月13日舉行的360AI知識智能城市巡演·成都站，湖南信佳百貨信息化負責人黃凱分享了企業的實踐。這家深耕零售行業30多年的企業，經營多品牌、多門店業務，巡店、開店、品牌代理和跨部門協作都伴隨著大量文件。

黃凱關注的AI問題很具體。企業資料是否歸集，答案是否有來源，員工能否在權限範圍內找到需要的信息。

三十年零售經驗，先要從個人設備回到企業

十多年前，湖南信佳百貨曾給員工配發U盤，後來又使用移動硬盤。企業一直強調，工作文件不能只留在個人電腦。

問題依然存在。找一份文件，員工先要知道它在誰手上、存在哪個設備裡。設備損壞、人員離職後未交回設備、誤刪文件，都可能造成資料缺失。文件在多人之間反複傳遞，版本容易混亂，傳輸過程也存在風險。

約八九年前，企業開始研究雲盤產品，並使用過個人雲盤。本地編輯功能很符合員工習慣，雙擊文件即可調用Office等本地軟件處理內容。

個人雲盤難以滿足組織管理需要。多品牌、多門店、多層級、多角色的零售業務，對文件權限、版本和交接都有更高要求。湖南信佳百貨開始尋找企業網盤方案。

五年時間，把門店協作資料管在企業空間裡

五年前，湖南信佳百貨開始使用360億方雲。企業按照人事系統的組織層級建立文件空間，並根據崗位設置管理、編輯、查看和下載權限。

文件管理中的一個選擇很有代表性。湖南信佳百貨關閉了個人空間，員工的工作文件統一放在企業空間。部門主管可以在權限範圍內查看下屬文件，員工只能訪問自己的文件夾。員工離職後，管理員調整權限即可，文件仍留在企業，無需四處補找交接資料。

跨部門事項則進入群組空間。OA開發、項目開發等需求由相關負責人共同維護，新店開業時，相關人員也進入同一文件夾管理資料。

企業還保留了本地編輯能力。員工可直接調用本地辦公軟件編輯雲端文件，保存後自動回傳。這種方式延續了日常工作習慣，也避免文件被長期留存在本地同步文件夾中。

對巡店頻繁的零售團隊來說，手機端同樣是工作入口。員工可以在移動端查看、發送文件，並及時轉發到釘釘或指定群聊。

黃凱總結五年的使用感受時提到，文件的層層搬運減少了，企業文件能夠持續留存。誤刪內容可從企業或部門回收站恢複，曆史版本和修改記錄也讓文件責任有據可查。

AI回答門店問題，要先有可信的企業資料

文件統一之後，湖南信佳百貨開始規劃知識庫應用。

黃凱提到，AI生成會議紀要、PPT或輔助編程，已經進入個人工作場景。企業接下來要解決的，是讓AI理解自己的制度、流程、運營標準和經營資料。

企業計劃從網盤中已有文件出發，篩選制度、流程規範、門店運營標準和培訓資料，形成權威內容。員工提問後，AI除了給出回答，還需要標明信息來自哪份制度或文件。這樣，門店員工才能判斷答案是否可用，相關部門也能持續更新內容。

從高頻問題開始，讓AI走進門店日常

湖南信佳百貨沒有計劃將所有資料一次性接入AI。

黃凱提出，從高頻問題開始更適合企業當前階段。制度查詢、門店資料、培訓內容都具備較清晰的使用場景。員工可以詢問某次會員活動的執行要求，新店進入商場需要準備哪些資料，新員工需要學習哪些流程和福利標準。

使用過程中，資料缺失、版本過期或答案不完整的問題也會暴露出來。相關部門再補充資料、更新版本、明確負責人。企業知識庫由此在真實業務中逐步完善。

接下來，湖南信佳百貨計劃與360億方雲共同推進文件治理，並探索連接ERP、人事、財務和OA系統中的相關數據。企業將先在培訓、門店運營等場景試點，再逐步擴展到更多業務。

從U盤到企業網盤，湖南信佳百貨用多年時間讓文件留在組織裡。現在，這些制度、合同、培訓資料和門店經驗開始有了新的用途。

當一位員工在門店就能找到有來源的答案，30多年的零售經驗才能繼續服務下一次開店、下一場活動和下一位新員工。