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有了這個方法，3分鐘解決90%的文件管理與搜索難題

說到文件搜索，肯定有人會說：無非就是設置好文件名，然後通過關鍵詞搜索嘛。
對，但也有缺點：我們要記住文件名。不要以為這很容易，絕大部分人只能記住最近使用或常用文件。
如果你也曾遭遇過絞盡腦汁也想不出文件名的痛苦，那麼我會建議你試試下面 3 種方法。

01 優化文件索引系統

通常來說，我們定位文件的方法無非兩種：1. 通過文件夾分類查找；2. 通過關鍵詞搜索。
兩種方法各有優勢，但缺點也同樣明顯，當你不知道文件夾在哪，或忘記文件名時，除了撓撓焦慮的頭發就別無他法了。

不過對於這兩點，我們可以通過更好的文件命名和分類來規避，這很大程度上決定了文件索引系統的易用性。因為文件定位的過程就是對文件命名和分類的複現。

（1）做好分類，每個文件放到合適的位置

分類前建議先根據自己的主要工作內容，整理出分類模塊。同時，為了達到整體的簡潔有序，要避免層級過多，每個層級盡量不超過3層。

（2）打造一個適合自己的命名體系

不同人有不同的命名方法，但要記住兩點：1. 一定要符合自己的使用習慣；2. 要堅定的執行。

比如最常見的「三段式命名法」：
時間+人物+項目+描述
舉栗子：20220708_優秀小編_年中評選.doc
項目名稱+內容描述+版本/時間
舉栗子：360億方雲_產品介紹3.0_20220631.pdf
時間+人+工作事項+版本
舉栗子：20280701-王美麗-七夕海報V1.0.psd
不同模塊之間可以用 - 或 _ 來進行區隔，讓整體看起來更清晰。

02 提高文件搜索效率

“快速定位”是我們做文件管理的終極目標。文件多了以後，常規的關鍵詞搜索會逐漸無法滿足我們的需求。
所以在完成第一步的基礎上，我們還可以對「搜索」進行二次優化。
（1）過濾搜索結果，提高精準度
電腦系統自帶的搜索功能相對單一，我們可以借助一些工具提高文件檢索效率。可能很多人還不知道，360億方雲除了文件同步外，還是一個文件搜索“神器”。
舉個例子，小編日常的工作文檔都存放在360億方雲雲盤上，當我們通過關鍵詞檢索出結果之後，360億方雲雲盤還可以進一步縮小“目標範圍”。
如上圖所示，我們可以對文件夾範圍、文件類型、匹配內容、時間範圍等內容進行二次篩選，以此快速定位到想要的文件。
（2）忘記關鍵詞？試試“全文搜索”
當然了，我們並不是都能記住文件名。曾經小編花了2小時用“攻略、指南”等詞去搜一篇旅遊手冊，最後發現自己當時用的關鍵詞是“秘籍”……
這個時候，「全文搜索」功能就顯得非常有必要了。
360億方雲上有非常好用的全文檢索功能，它能夠檢索出Word、Excel、PPT、PDF等文檔裡的內容。只要你記得文檔中某一個詞語，就可以快速找到標題or正文中包含關鍵詞的文件。
【注意】全文搜索僅支持前6000字符。

03 搭建文件“捷徑”

完成以上兩步，基本可以解決90%以上的文件定位問題。
不過我們還是有一些可以提升的地方，比如對於重要且常用的文件，我們完全可以跳過“搜索”這一步。
（1）快速找到“最近使用”的文件
有個場景在我們工作中非常常見：前一天未編輯完的文檔，第二天想要繼續編輯的時候卻找不到了。
通常這個時候，我們可以借助360億方雲「最近使用」功能快速找到。
操作方法：
依次點擊360億方雲上的「文件」-「最近使用」即可打開最近使用的文件記錄，找到近期使用（編輯、預覽、上傳等）過的文件。
（2）記得為“常用文件”做好標記
「常用文件」是360億方雲上另外一個好用的文件直達神器，如果有些文件/夾需要經常打開，那麼我們將其添加為常用。
操作方法：依次點擊360億方雲上的「文件」-「最近使用」即可打開最近使用的文件記錄，找到近期使用（編輯、預覽、上傳等）過的文件。
（3）打好“文件標簽”，一鍵直達
除了「最近使用」和「常用文件」外，「常用標簽」同樣可以提高我們的搜索效率，而且實際應用上也更靈活。
例如我們可以將周報、月報這類更新頻率不高但重要的文件打上「工作總結」標簽，這樣定期更新的時候就能快速找到。
操作方法：
鼠標放在目標文件/夾上，點擊名稱旁邊的小標簽-編輯標簽，然後填入關鍵詞保存即可。
【注意】：一個文件/夾同時添加最多50條標簽。
提高工作效率的途徑有很多，不妨從最簡單又實用的縮短“文件定位路徑”做起，畢竟，關鍵時刻又又又找不到文件的情況真的很尴尬……