億方雲企業網盤：幫你秒搜萬份文件，輕松管理100+項目

前幾天看到一個新聞：某團隊leader找下屬要一份文件，下屬找了10分鐘還是沒找到，不耐煩的他說了下屬幾句，結果下屬直接當場哭了……

作為生產力工具，我們的電腦每天都會接受和產生大量文件，時間一長就會出現一些讓人「頭疼」的難題：

經常性忘記想要的文件放在哪；想回家辦公，卻忘記拷貝文件；

電腦桌面的文件密密麻麻多到爆炸；

文件版本很多，不知道哪個是最新的；

文件夾分層多且複雜，不知道如何歸納分類；……

上面這些問題，其實都可以總結為同一個：「缺乏高效的文件管理」。

花時間找文件是件讓人痛苦且低效的事情，今天就跟大家分享四個小技巧，輕松管理100+項目，1秒找到想要的文件。

很多人會基於自己的需求，總結出各種各樣的方法和習慣。這裡小編傳授大家一個實用又有效的方法：參考女孩子對於衣櫃的收納。

（男同胞可以諮詢老婆/女朋友，如果單身請自行百度……）

你永遠不知道一個女孩子有多少件衣服，但她們的衣櫃卻總是整齊有序，一片和諧。原因在於她們能很好地區分需求：

舊衣服收納（文件歸類）、日常更換（調用、修改文件）、添置新衣服（接收、創造新文件）。

按照這個邏輯，我們可以理出文件管理的4個重點：

文件管理四個重點

下面我們就結合上圖提及的 4 點，為大家解構如何用 億方雲企業網盤 實現高效的文件管理。

雖然我們日常的文件處理大多集中在電腦上，但在文件的接收和使用上可不單單只有電腦，還可能是手機、平板。因此，文件的多平臺同步就顯得非常重要了。

億方雲企業網盤：通過拖拽上傳文件

在億方雲企業網盤上，我們可以直接新建文件夾，將本地文件上傳至文件夾中，方便直接對文件進行分類管理。同時，我們也可以借助億方雲的「實時同步」功能，讓本地文件與雲端文件自動完成同步。

這種在多個平臺上共用同一個“收件箱”的機制，可以幫助我們提高文件管理的效率。

億方雲企業網盤：在手機上預覽&編輯文件

以新媒體運營工作為例，小編可以將工作分為多個不同方向的文檔，即便臨時有事，也能在路上 / 在家裡也能直接登錄億方雲企業網盤進行查看、編輯，不用受限於公司辦公電腦。

混亂的「文件命名」是90%以上的人經常找不到文件的主要原因，它的難題主要有2個：一是不同類型文件的命名，二是同一個文件的不同版本的命名。

1.不同類型文件的命名

每個人都有自己的命名習慣，不管你使用123，還是one two three，或是いち に さん，你只需記住這份文件是什麼，需要的時候搜什麼關鍵詞。

這邊小編分享幾個自己常用的命名規範，供大家參考：

時間+人物+項目+描述

舉栗子：20200808_帥氣小編億方雲微信頭條.doc

項目名稱+內容描述+版本/時間

舉栗子：億方雲_產品介紹3.0_20200731.pdf

時間+人+工作事項+版本

舉栗子：20200801-王美麗-七夕海報V1.0.psd

不同模塊之間也可以用 - 或 _ 來進行區隔讓整體看起來更清晰。記住命名規範中最重要的一點：一定要選擇自己習慣的命名方式，然後堅定地執行。

2.同個文件不同版本的命名

打個比方：我們編輯好一份文檔後，需要經過相關領導的審閱，然後再根據修改意見反複修改、反複檢查……

這種時候，如果我們還按照尋常文件的命名方式就會影響文件查找效率。（甚至有時候自己也會分不清！！！）

但如果我們使用億方雲在線文檔，就不用擔心上述問題了，因為我們可以用強大實用的「曆史版本」一鍵解決。

億方雲在線文檔會自動記錄編輯的時間、保存的版本、編輯人，無需手動反複保存！

億方雲企業網盤：查看 「曆史版本」

打開億方雲上的任一文件，點擊右側即可看到「曆史版本」。更酷的是，所有版本皆可預覽，支持“設為最新版本、下載、刪除”等操作。

做好文件命名可以解決找不到文件的問題，但要達到整潔有序還得要靠文件的分類和歸檔。簡單來說就是：做好文件分類和管理體系，把每一個文件放到應有的位置上。

1.分類的維度

例如，Windows上我們可以將 D 盤設為工作盤，E 盤和 F 盤來放置生活和休閑的東西。而 Mac 沒有硬盤分區的概念，所以還是通過文件夾來進行分類。

分類前建議先根據自己主要的工作內容，構思和整出主要的分類模塊。同時，為了達到整體的簡潔有序，要避免層級過多，每個層級盡量不超過3層。

一個簡單清晰的文件夾分類

2.文件夾命名

在文件分類邏輯梳理完之後，我們可以用【數字+項目】的方式對文件夾進行命名。這種命名方式的好處是簡單易操作，而且可以讓系統按名稱進行有序排列，整體上會更有秩序感。

在需要的時候能快速定位相關文件，是我們做文件管理的最終目的。除了前文說的技巧以外，用好「搜索」功能也是非常關鍵的。

電腦系統自帶的搜索功能比較單一，我們可以通過億方雲企業網盤完成一些更精細化的搜索任務。

1.關鍵詞搜索

在快速搜索方面，億方雲不僅支持搜索文件名稱，還支持「全文搜索」，只要你記得文檔中某個關鍵詞或者負責人姓名，就可以快速找到名稱&正文中含有關鍵詞的文件。

2.精準搜索

文件多了以後，常規的關鍵詞搜索會逐漸無法滿足我們的需求。為了更精準地找到所需文件，我們需要對搜索結果進行“二次篩選”。

億方雲企業網盤：對所需文件進行精確查找

比如，在億方雲企業網盤上進行關鍵詞搜索後，我們可以對文件所在區間、文件類型、匹配內容、時間範圍等內容進行二次篩選，以此快速定位想要的文件。

3.“常用”功能

如果有一些文件需要經常打開，那麼我們可以使用億方雲的「常用功能」，將文件添加為常用。

添加後，我們就能在「文件」-「常用標簽」裡快速打開，不需要再花費時間尋找。

億方雲企業網盤：「常用」功能

添加常用後的文件都將顯示在快速入口之下，方便後續快速訪問。

敲重點！

添加常用後，就算我們換了另一臺電腦、手機，只要登錄同一個億方雲企業網盤賬號，便能直接快速查看、編輯，解決重要文件不知道放哪裡的煩惱。

今天的攻略就到此結束啦~如果你還沒有良好的文件管理習慣，那麼建議你可以嘗試上面的方法，防止關鍵時刻又又又找不到文件的狀況出現~