办公技巧 | 如何通过云盘高效开会、实时跟进待办任务?
但耽误时间的可怕会议往往是另一番景象:
发起人:
现在我们会议开始,大家先看一下会议资料,然后我说一下为什么喊大家过来……
于是10分钟过去了……
组长:
针对刚刚这个问题,每个人说一下各自的idea。
同事A:
有点秃然,我还没准备,老大你别点我,我现在就想……
发起人:
小张,会议纪要你整理一下同步给大家,后面关键责任人的执行进度我来盯。
于是大家发现,没提前搞清楚会议目的,没带着问题和解决方案来,大家现场想,一想一上午过去了……活儿干不完,不得不加班……
我们可以通过亿方云云盘的融合文档功能,大幅缩短会议时间~
01什么是融合文档?
融合文档是一种新型轻文档,为项目成员提供一个统一的团队线上协作空间。1)项目开始前产出项目资料、制定项目规划;
2)项目执行中实时沟通协作、跟进待办任务;
3)项目结束后收集项目数据、整理项目复盘等等。
02哪些场景需要融合文档?
融合文档的业务适用场景包含但不限于:1)轻协同(轻量的任务/项目看板);
2)轻门户(类wiki的知识站点)。
在会议协同、项目管理、工作汇报、知识分享等各个场景,融合文档都能帮助企业连接人、业务数据、办公场景,轻松协作、提升效率。
03如何使用融合文档?
应用指南1会议开始前-创建融合文档
在下图中①“文件”中,点击②“新建”-③“融合文档”。新弹框中可以直接输入内容,也可以点击④“模板”,在⑤“融合文档-模板库”中选择您需要的智能模板。
2会议进行中-编辑融合文档
(1)在线编辑文本内容会议中可以实时①设置“字体、字号、颜色、对齐方式、排序列表、任务代办”等;
(2)在线插入文件
会议中也可以实时插入②③“云盘文档、分割线、图片、表格或图片”,存放在各处的项目资料一键聚合,节省查找时间。
3会议结束后-通过融合文档进行协作
(1)创建待办任务,并@相关责任人在融合文档中点击①“任务待办”创建任务,并②“@相关责任人”即可进行任务分配;被@的成员可以实时收到消息提醒,查看自己接收到的待办任务;
相关责任人完成后勾选任务即可,以便项目负责人实时了解项目进度。
在融合文档中点击①“图标”,会出现左侧弹窗;
在弹窗中可以发表②“评论并@相应协作成员”与“添加为待办任务”;
被@的人可以实时收到消息提醒,并进行消息回复。
融合文档可以①“通过链接分享”或直接“分享给同事”的方式分享给同事或企业外部合作伙伴;
通过链接分享:可以在弹窗②中设置“分享范围、权限、有效期、密码”等;
分享给同事:可以在弹窗③中“选择同事、设置以及留言”;
被分享的对方点击分享链接即可在线预览。
选中融合文档点击①“更多”,在弹窗中点击②“设置为协作看板”,这样进入协作文件夹中的人都能立刻看到这个融合文档,适用于重要且紧急的项目协作场景。
04更多问题
问:融合文档中插入的文件其他人有权限查看吗?答:可以根据需求选择插入的文件为预览链接还是分享链接~
分享链接:对所有人可见的分享链接无需对原文件有协作权限,点击即可查看;
预览链接:仅对原文件有协作权限的成员才可以查看。
答:融合文档只能@所在协作文件夹内的协作成员哦~需要先将成员邀请进文件夹内。
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本文分类: 产品动态
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发布日期: 2023-07-14 14:18:41