办公技巧 | 如何在360亿方云上做好离职文件交接？

在企业中，员工的离职是非常正常的人事运转环节，也是实现市场及企业中人力资源最优化配置的基本要素。但是，若人员的离职流程没有处理妥当，特别是企业文档未严格进行移交，可能会给企业带来无法估量的损失。
据 Osteman Research数据显示，69%的企业表示他们曾遭遇数据丢失事件，而这些均与离职员工有关，员工的离职给企业造成知识和专业技能的损失：
1带走机密的工作文件；
2删除重要的工作文档；
3令企业数据管理者无法访问数据。
综上所述，严格执行离职员工的文件交接流程，对于避免企业核心数据流失，构建企业核心资产长效保护机制起着至关重要的作用。
随着企业在360亿方云上的数据存储和备份，360亿方云上所承载的企业核心数据资产越来越多，离职员工在办理离职手续时，交接360亿方云上的文件资料也变得势在必行。
传统离职手续中，只交接本地电脑的文件已远远不能满足企业对于保护数据的初衷。
场景1：部门空间下文件无须移交
360亿方云中，存放在部门空间下的文件，无论文件的创建者和编辑者是谁，文档的所有权均属于企业，即文件夹所有者，不属于个体员工。因此，在员工离职时，部门空间下的文件无须进行移交，文件的存放位置、内容均保持不变。

Tips：企业和部门比较重要的文件，建议全部放在部门空间下进行存放，以免因人员流动，造成文件丢失、删除等情况发生。
场景2:「个人文件」下文件一键移交所有权
360亿方云中，存放在「个人文件」下的文档，所有权属于个人。因此，在员工离职时可将「个人文件」下的文件夹进行所有权移交。可根据文件夹内容，分别移交给与文件强相关的人员，也可全部移交给一个人，比如部门文员、部门负责人等。

路径：360亿方云——文件——个人空间——目标文件夹——更多——右键“转交所有权”——弹窗中选择接收同事——转交所有权；
Tips：360亿方云只支持文件夹移交所有权，不支持对单个文件进行移交。因此，对于散落的文件，建议先将其放在创建的文件夹中，再进行一键转交所有权。
场景3：离职员工未完成离职交接，管理员
后台操作
员工离职前，未在360亿方云上完成个人文件的所有权转交，可由拥有成员删除权限的管理员将该人员在360亿方云后台进行删除，并进行文件的所有权移交，保证重要文件的继续留存和流通。

路径：管理员登录360亿方云——企业控制台——部门与成员——搜索找到该成员——删除——从企业删除——选择接收人——删除成员——接收人在自己360亿方云账号的个人文件下查看该移交文件(文件夹命名规则为：用户名+账号的文件和文件夹)；
Tips: 因管理员从后台进行文件夹移交，只能将所有文件移交给一个人，建议在员工进行离职手续办理时，可以将不同文件夹按需转交所有权给不同交接人。

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  360亿方云 办公技巧
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• 发布日期： 2023-07-10 17:39:29
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