1秒鐘能做什麼？億方雲企業網盤教你這7個高效文檔技巧

一秒鐘也很長，長到可以連續眨眼5次。

職場如戰場，一個優秀的職場人對於時間的掌控往往精確到“秒”，即便一秒鐘也可以完成很多事。

以我們日常編輯的Word文檔為例，很多人經常因為一些基礎又瑣碎的事忙得焦頭爛額，一天下來什麼事都沒做成。

其實，很多看似複雜的操作只要“1秒”就能搞定。今天小編就以億方雲企業網盤的在線編輯功能為例，教你如何提升Word文檔的編輯效率。

對於法務或者資深編輯來說，經常需要處理幾十頁甚至是幾百頁的超長文檔。如果遇到緊急情況，就要暫時中斷正在編輯的工作。

等到下次再打開的時候，別說找到上次最後停留的位置，看著屏幕上滿滿的字人都暈了。

而職場老手，碰到這種情況，一般都會使用「書簽」。

億方雲企業網盤：設置書簽

億方雲企業網盤：通過書簽快速定位

「使用技巧」

1. 在需要標記處點擊鼠標右鍵，選擇「插入書簽」；

2. 點擊「確定」完成設置；

3. 重新打開時，在菜單欄中找到「書簽」，點擊已設置書簽的「定位」，即可馬上到達相應位置。

1. 選擇段落，單擊鼠標右鍵，選擇「段落」；

2. 在右側的彈窗中選擇「換行」，同時勾選「按中文習慣控制首尾字符」和「允許標點溢出邊界」即可。
   文檔編輯時，除了保證內容準確，也要保證排版整齊美觀。

【繁瑣操作】選中需要設置的段落，然後依次點擊菜單欄中的對齊按鈕。

【高效操作】通過快捷鍵完成，例如：居中對齊（Ctrl+E）、分散對齊（Ctrl+Shift+J）、左對齊（Ctrl+L）……

正式文檔一般都有很多規範，比如行首不能出現標點符號。這個在Word裡如何快速設置呢？

「使用技巧」

1. 選擇段落，單擊鼠標右鍵，選擇「段落」；

2. 在右側的彈窗中選擇「換行」，同時勾選「按中文習慣控制首尾字符」和「允許標點溢出邊界」即可。

現在移動辦公場景越來越多，很多時候我們可能不會隨身攜帶鼠標。如果需要選擇段落，僅通過筆記本的觸摸板操作會有些不靈敏。

這個時候，我們其實可以通過Shift+ctrl+方向鍵（上下鍵），快速選擇段落。

當你以為寫完文檔就是解放了，其實後面等著你的還有文檔格式的優化調整。

首行縮進2字符、刪除空行、刪除首行空格……

是不是想想就頭大了？這裡傳授大家一個辦法，可以「一鍵」（劃重點）優化文檔排版。

「使用技巧」

在菜單欄中依次點擊「開始」-「文字工具」，選擇「智能格式整理」，接下來就是見證奇跡的時刻。

注：「智能格式整理」會對全文進行“刪除段首空格、刪除空段、段落首行縮進2字符”等優化。

無論企業還是員工個人，對外分享文檔時都需要注意版權保護。通常來說，最有效的辦法就是給文檔打「水印」。

億方雲企業網盤：開啟文件夾水印預覽

打水印後的文件夾

「使用技巧」

1. 找到文件夾右側的「更多」，點擊「安全設置」

2. 點擊「開啟水印預覽」，開啟後該文件夾下的文件在預覽時就會顯示水印。

假如某個文件需要領導簽名確認，但領導因為出差短期內無法馬上回公司。這個時候可以使用特殊且安全的方法。

億方雲在線編輯支持 的「Word 簽名」可實現為電子文檔進行簽名。

「使用技巧」

在菜單欄中依次點擊「插入」-「簽名」，在出現的彈窗中長按鼠標簽名即可。

如果你擔心電子簽名的法律效力，其實我國《電子簽名法》於 2005 年已開始生效實施。

在某些指定行業中，經安全認證後，可靠的電子簽名與手寫簽名或蓋章具有同等的法律效力。

以上就是關於高效處理文檔的幹貨分享。

所以說，不要小看每“一秒鐘”，時間不長但也能完成很多事情。#高效#