使用数据引用公式解决Excel文件的自动更新数据问题(word中引用excel数据能自动更新)

fangcloud 192 2022-08-14

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使用数据引用公式解决Excel文件的自动更新数据问题(word中引用excel数据能自动更新)

Excel的功能可以帮助我们解决工作中的大部分问题,下面有个问题,大家可以看看:建立一个excel模板文件自动检测其他的excel文件,检测其中的数据,如果受检测的excel文件做任何数据的改动,这个模板文件会自动更新数据。想完成这个效果,可以使用Excel的引用。

Excel数据引用分为四种:数据相对引用,就是普通的公式计算;数据的绝对引用;同文件内excel表间引用,引用和计算通常是使用英文状态的引号表名结合而来的;不同文件间的excel引用,使用英文的中括号[ ]来引用文件。

简单介绍

1、excel数据相对引用。这种最为简单,通常大家都知道,就是普通的公式计算。简单介绍几个公式,相信大家都很清楚。

1)、在d2单元格中需要计算:数据一和数据二的平均数与数据三的差。就可以输入

=(A2+B2)/2-C2

或者输入

=sum(A2:B2)/2-C2

其中,括号必须是英文状态或者是半角中文状态,其中的列号ABC输入大小写没有关系,都会自动变成大写。如果求和的数据过多则不要用加号了,用sum求和函数较为方便。(求括号内英文冒号两侧的单元格之间的数据之和)sum函数不但可以求横向的行之和、竖向的列之和,还可以求对角线所辖区域的矩形区域之和。

2)、计算:数据一、数据二、数据三的最大值与最小值的差,可以输入:

=max(a2:d2)-min(a2:d2)

其中,max是求最大值函数,min是求最小值函数。和sum一样,这两个函数都支持对角线所辖区域矩形的数据运算。

3)、计算:如果数据一大于1500,则综合数据是数据一、数据二、数据三求和,若数据一介于1000至1500之间则计算数据一和数据二之和,若数据一低于1000,则只记录数据一的结果。(这个例子在公司计算工资的时候很常用,但是要非常小心边界的判断,需要的时候可以用>=表示大于等于,用<=来表示小于等于)关于这个if判断语句的写法要非常小心括号的运用。

=IF(A2>1500,SUM(A2:C2),IF((A2<1000),A2,SUM(A2:B2)))

这三个例子主要是介绍大家常见的三种模式:直接运算,用excel的函数进行运算,用程序语句进行运算。(这种提法是我自己随便想的,不一定有真正的三中模式之说。)

2、excel数据的绝对引用。参加了办公自动化培训班的朋友和自学excel的朋友应该对他不陌生。举例说明一下,还以上面的那些数据为例:

计算数据一中每个数据与最大值的差。(呵呵,也很常用的,就是计算平级的人或者部门之间的差距)

我们一般会在d2单元格输入

=MAX(A2:A6)-A2

可是我们无法通过拖动,生成但d3、d4、d5等下面单元格的数据,当我们拖动的时候,在d3单元格变成了

=MAX(A3:A7)-A3

这显然不是我们要的,我们在d3单元格想要的是

=MAX(A2:A6)-A3

所以,我们可以使用$来固定那些需要不变的数据,如上面a2单元格的公式就可以写成

=MAX(A$2:A$6)-A2

随你怎样拖动,max计算的区域就不会变化了。如果你想固定的更牢靠一点,可以在列标号前加$。

3、同文件内excel表间引用。同文件内不同表之间的数据引用和计算通常是使用英文状态的引号表名结合而来的,例如本例中:

引用表1当中的a列数据,可以在a2单元格输入

='1'!a2

其中英文单引号中为表的名字,表和单元格名称间用英文的!分割开来。

4、不同文件间的excel引用。使用英文的中括号[ ]来引用文件,如我们将正在操作的文件保存到d盘,默认名字为book1.xls 新建一个excel文件,引用book1.xls文件中第一列的数据:

=[book1.xls]1!a2

此例和上面的例子中英文的单引号 '  可要可不要,不过excel默认都会给加上,另外本例中,当我们输入完公式,打回车键之后,excel会自动加上文件地址,如本例中可能会变为:

='d:\[book1.xls]1'!a2

以上便是为大家介绍的有关Excel数据引用公式的使用方法,建议大家多多练习,在实践中总结,最终便可提高工作效率。

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