一个公司如果没有设立文件共享的工具，信息传递就会受到很大的阻碍。若是刚处于微创阶段，团队人数较少，还体现不出文件共享这个功能的价值，只需要通过邮箱、微信这种传输的工具也能够解决。但当公司不断地发展，公司员工的群体不断地壮大，各个部门渐渐独立分开负责项目的部分任务，当一份文件需要下放时，就要先告知部门主管，再由部门主管下达到各个成员，这样一层一层的传递，既耗时又耗力。
这个时候，文件共享就变得极为重要，缩减了很大的工作量。
公司可以通过使用企业网盘来实现文件共享的目的，虽然说个人网盘也能够达到文件共享，但是企业网盘的数据安全性更加可靠，企业文件属于保密文件，自然也是需要更强的保密性。
以亿方云企业网盘为例，企业可以按照自己的组织框架来建立各个部门的共享文件，如果合作人也想要查看文件，也可以通过邮箱、手机号邀请外部人员共享，或者通过发送外链、二维码分享文件。
共享文件还设有分享对象、下载权限、访问期限、访问密码四项权限设置，来保证文件的安全。
