在当下阶段，有部分企业依然在线下进行各种文档的互发，这种状态之下，所需要的时间成本消耗以及人工成本消耗是相对较大的，企业想要在行业中发展起来就需要关注到在线文档的应用，这不仅能
让办公变得更有效率，而且也能够减少不必要的成本开支。
在线文档可以轻松达成归类需求
企业运营之中涉及到的文档类型可以用方方面面来形容，例如企业管理规章，用户发来的各类需求，以及在日常工作中的各种类型技术文件和总结等等，为数众多，这种状态之下就需要合理的归档，在归档过程之中条理清晰，方便此后进行查找以及编辑等等。而在线文档具有自动备份以及归档的功能。免除人工归档的不必要时间开支，也能够有效降低人工归档过程中出现错误的概率，像这一类型的文件归档尽管有较高的容错率，但是错误太多是会对此后的使用造成影响的，在线文档具有人工智能免除人工操作的优势，不会因为人为原因而出现错误。
方便文件下发和分享
在线文档使用过程之中，所具有的优势在于能够达成文件快速下发的需求，例如企业在进行某个规章条例修整之后，可以第一时间通过在线文档下发到各个部门，各个岗位的工作人员，或者是在某个用户有某类需求的状态下，能够将用户的需求快速下发给生产以及管理部门，这对于企业展开生产工作所具有的助力是非常显著的，能够减少不必要的中间流程时间消耗。
关键词查找，方便用户找到自己需要的内容
此前阶段有很多用户为了方便企业管理，会选择直接购买数据库，方便进行文档管理，但在这一过程之中花费的资金是非常高的，而且通过数据库进行文档管理，对于操作是有一定硬性要求的，不论是在文件存储编辑过程中，还是在此后阶段的文档归类过程中，都有很大的学习成本，不方便多人操作，而在使用了亿方云之后能够做到在线文档关键词检索，这就意味着能够方便用户快速找到自己需要的资料，在检索过程中既可以根据名称类型进行查找，也可以根据关键词进行查找，即使在遗忘了该文件名称的状态下，也能够轻松找到相关文件。
