如何通过企业云盘提升团队工作效率?

职场上经常需要团队协作,在协作过程中要提升工作效率,就需要首先提升团队沟通效率。

随着企业、团队的不断壮大,企业人员数量不断增长,日常工作中产生的文件也越来越多,有效的文件管理方式可以让团队成员更快地找到共同协作的文件、更快地进行沟通、修改、反馈,进而提升沟通效率和团队协作效率。企业网盘或许是可以有效解决这个问题的好方法。

文件管理:企业云盘上,企业的所有工作文件可以按部门、按项目分类并有序保存。团队的每个成员都可以加入到不同的项目共享文件夹中,去存储、备份、搜索、访问自己需要的工作文件,并且通过全文、标签、关键词等方式在海量文件中快速找到自己需要的文件。

成员沟通:企业云盘上,团队成员可以基于文件和协作伙伴直接展开讨论,有反馈意见的成员在文件的评论区域@相关人员发表评论即可。被@的成员会实时收到消息提醒,点击评论内容即可快速查看团队伙伴的意见并回复。所有成员可以看见文件评论和编辑修改的动态,实现团队成员间的高效协同办公

设置文件常用+置顶+订阅:

在团队协作场景中,通常可能因为这些问题导致无法快速找出项目文件,或错过项目文件重要的更新动态,从而难以实时跟进和处理项目:

(1)常用的重要项目文档隐藏过深,每次找起来都很麻烦,忘记上次存在了哪个子文件夹;

(2)通过微信/QQ多次询问团队其他成员的工作进展,反复发送文件,上传、修改、回传,耗时费力。

通过企业云盘,这些问题都可以迎刃而解。以360亿方云企业云盘为例,针对一个需要跨部门合作的大型项目,项目负责人可以在360亿方云上创建协作文件夹,并邀请公司内的其他项目成员加入协作,在云盘的协作文件夹内完成跨部门高效协同办公。

加入我们现在有个名叫“产品发布会”的跨团队协作项目,我们以这个项目中的常用文件夹“产品发布会准备”为例,详细展示一下可以如何在360亿方云上实现项目的快速跟进和消息处理:

(1)选中“产品发布会准备“文件夹,如图,点击“添加常用”,这样就可以在”快速访问“这里,随时找到这个文件夹。

(2)选中文件夹“产品发布会准备“并右键,点击置顶,这样这个文件就会被展示在“快速入口”这里的最顶部,方便快速找到这个文件。

(3)选中文件夹“产品发布会准备“并右键,点击订阅,这样只要这个文件夹发生了信息修改、文件上传、动态更新等操作,订阅者都可以实时收到提醒消息,以小红点的形式进行提示,从而让订阅者对所有项目动态了如指掌。

在保证文件高效管理、成员顺畅沟通、项目高效协作的同时,也建议大家挑选企业云盘产品时更注重其数据安全保障能力、是否有合理精细化的权限控制,重视规避项目文件的丢失、泄露。

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