快速收集、在线编辑……企业网盘助力制造企业高效管理质量文件

企业网盘可以轻松实现文件的快速收集、实时文件共享文件在线编辑,在制造企业质量管理环节发挥着重要作用。”

质量管理是制造企业非常重要的业务环节之一,在大多数制造企业都拥有一套完善的质量管理标准及程序。

为了保证工厂最后生产出来的产品可以符合国家相关质量要求的标准,制造企业的质量管理部门通常需要按照质量管理认证体系的相关文件,根据ISO900X(国际组织标准化)相关文件,再结合自己车间的实际生产工艺等现状,输出SOP(标准作业程序)文档及GMP(良好生产规范)文档,及时同步给工厂车间等各部门。

过去,很多制造企业缺乏可以协同办公的企业网盘,无法实现跨部门间的大文件共享,因而质量管理环节的文件制作、管理、运用都存在一系列不便之处。例如:

(1)素材资料收集慢

SOP文档(标准作业程序)、GMP(良好生产规范)文档的生成需要先收集一系列参考素材,它们可能是质量管理认证体系文件、ISO900X(国际组织标准化)相关文件、车间生产工艺文件等一系列文档资料。

过去,质量管理部门员工通过邮件/微信/QQ等方式等传输工具收集这些专业格式的文件,在收到文件后手动下载、归档整理到自己的电脑中,这样一份份传输下载,效率低,遇到大文件传输受限制时,还会耽误很多时间,造成资料收集整合的效率非常低、进度慢,从而影响SOP文档(标准作业程序)、GMP(良好生产规范)等文档的产出进度。

(2)跨团队在线协作难

在产出质量管理相关文件的过程中,需要多人沟通修改才能最终产出终版文件,过去,因为缺乏统一的文件共享空间,大多数参与修改的员工之间需要通过邮箱/微信/QQ甚至传真等方式一遍遍传输修改过程中的文件,这导致质量管理相关文件的产出效率十分低下,无形中会拉长整个质量评估周期,长此以往造成制造企业时间成本的耗损。

(3)文件版本混乱,易出错

在反复修改、多次确认质量管理相关文件的过程中,会存在很多个文件版本,它们分散保存在各个员工的本地电脑上,发错或用错文件版本会非常耽误工期。

其实,这些问题都可以通过360亿方云企业网盘解决。

通过360亿方云,我们可以轻松实现员工间的文件共享、文件快速收集、文件在线编辑、文件实时同步、以及多个文件版本的保存和追溯。

① 文件快速收集

质检部门可以通过360亿方云对各个相关部门的指定成员一键发起文件收集,各位指定成员把要提交的文件自行上传至指定文件夹即可,质检部门员工无需一个个接收文件再手动归档,也不需要盯着哪些同事还没提交、人工催促,通过360亿方云后台就可以对哪些人已提交、哪些人未提交一目了然啦,非常高效方便!

② 文件在线编辑,实时同步

通过360亿方云,多位员工可以针对同一份文件进行在线编辑,实现异地在线协同办公,值得一提的是,在手机上也能在线进行编辑修改哦,修改后的文件最新版本会自动实时同步给大家,共享文件夹中的员工都可以实时看到,这样就不需要反反复复地上传、下载和传输文件啦~

③ 任一历史版本随时追溯

质量管理体系文件一般都需要反复修改才能定稿,自然也就会产生很多个文件本如改着改着需要恢复到之前旧版本,只要在360亿方云上查找历届文件版本即可。修改过程中的每个文件版本都保存在360亿方云上,最多支持保存100个历史版本,方便随时追溯和恢复到任一历史文件版本。

在制造企业质量管理环节中,以360亿方云为代表的企业网盘发挥着重要作用,可以轻松实现文件的快速收集、实时文件共享、文件在线编辑、跨团队协同办公,成为越来越多的制造企业的优先选择。

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