企业如何确保文档的全生命周期安全?

在纷繁复杂的企业数据当中,70%以上都是非结构化的Office文档数据,涉及很多重要或者敏感的数据,比如申请IPO文档、未披露年报季报文档、标书、合同、新产品设计文档、职员简历、技术规范、生产计划与进度、公司财务数据、员工薪资数据、其他商业机密文件等等。

企业如何确保文档的全生命周期安全?

        不仅如此,各种业务工作流程中也有大量的文档数据,比如人力资源和社会保障系统有大量敏感的员工数据,人力资源部门应与IT部门合作,必须确保每个服务和数据被授予可控的细粒度访问,还要确定使用员工岗位角色的权限系统,以便更轻松地管理服务和数据的访问。

        国内企业往往对文档数据安全认识不足,或者即使知道风险,也愿意牺牲安全换取效率。因此,绝大部分企业目前处于文档满天飞的状态,即多个版本的文档散落在每个人的终端设备上;传输过程中又散落在微信、QQ群里,邮箱里,U盘里,甚至百度网盘里。

        有人说,我们已经采用了完善的业务系统,已经没有上述的安全隐患了,但是你想想,其中的文档编辑都需要下载到本地编辑,然后再上传,这还是会导致文档散落在本地。

        从文档创建、分享、编辑到审批、存储的全生命周期中,很多环节都有失去控制的风险,很多终端应用的“木马“可以堂而皇之的读取用户文档数据。

        那么,企业应该如何确保文档的全生命周期都安全呢?

        只有文档的全生命周期(生产、分享、编辑、审批、存储、搜索和引用)上云,才能完整的控制文档的细粒度访问权限,才能彻底解决安全问题。是真正云端 Office, 本地完全没有数据的方式,那种本地到云端同步的方式,不能彻底解决安全问题。

        目前,国内面向企业提供文档编辑方案的主要是微软 Office 365,WPS。

        微软 Office 365并不能真正提供全生命周期上云,简单文档可以在云端完成,但是复杂文档必须打开桌面 Office。另外,微软的 OneDrive 在国内访问速度很慢,用户体验很不好。

        WPS 仅提供桌面和移动端编辑,云端是同步上去的,但本地还有文件,安全性依然得不到保障。

        因此,想要确保文档的全生命周期安全,你需要一款安全、高效、易用的企业级网盘产品。

        网盘提供商主要分为两种,一类是与 Office 365 集成具备在线编辑能力的,另一类是仅提供文档同步、上传/下载、分享能力,不具备在线编辑能力的。 腾讯文档和石墨文档虽然都提供了在线协作文档,但是协作文档是一种简单的文档,还不能解决企业Office文档数据的上云问题。

        亿方云企业网盘提供Office文档在线编辑、文档管理、文档内容搜索,提供面向企业的细粒度权限控制,并且能够对接企业组织结构,真正实现了文档不落地。

        亿方云企业网盘,能够确保文档的全生命周期安全,是企业文件管理利器。

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