文件多又杂!律师如何高效管理文件?!

前两天,我们团队的顾问夸我是团队的knowhow master。我想,在电脑文件管理这个问题上,我也算有一些话语权。

文件管理

        电脑文件管理的重要性

        要想成为一名有条理的法律专业人士(organized legal professional),管理好电脑文件的重要性不言而喻。在这个问题上,其实外所要远远比内所做得好很多。之前我在外所实习的时候,新人入职会有很多培训,其中很重要的一项就是如何按照所里的政策保存项目文件。

        最近一个闺蜜入职CC,在繁忙的工作中,还要完成类似地强制培训。相比之下,在内所,这方面的要求和培训就少很多。以至于即使是红圈所的很多律师,都没有建立完善的文件管理系统,所以免不了经常问别人要之前别人已经发给过他们(甚至不止一次)的文件。这着实不利于塑造一个专业、靠谱的律师形象。

        得益于之前在外所实习养成的习惯,我从2015年入职以来,一直尽量以有序的方式保存项目上的文件。当有同事问我要某方面的文件,我可以很快定位到那个文件,然后发给他们。

        今天把暂时能想到的几点律师行业的文件管理方法,分享一下。

        一、电脑文件的分类管理

        经常看到很多律师的电脑桌面上被大量的文件覆盖,在处理项目文件较多的情况时,很容易发生版本错乱、找不到最新版本、甚至给老板或客户发错版本的尴尬局面。因此,保持电脑文件的有序性很重要。

        我的电脑桌面一般只有几个常用的图标,主要可以分为我的电脑、垃圾箱、常用的资源文件夹、最近处理的项目文件夹在桌面的快捷方式等。如果想要快速找到某个盘中特定的文件夹,使用“window键+E”的快捷键很方便,因此不需要在电脑桌面放过多的文件夹或文件。

        在我存储文件的盘里(往往是D盘),会对所有的文件按照特定的标准进行分类,并编上编号。这样记忆+找起来非常方便。

        比如,你可以: 

        1 常用资源(包括一些template、法律数据库账号等);

        2 Marketing (主要放一些BD PPT,同时在这个文件夹里PPT也会进行相应的分类) ;

        3 Knowhow (包括FCPA、中国反腐败、反贿赂相关的文件、资源) ;

        4 相关领域常用法律法规(例如劳动法、反洗钱、公司法等常用的一些法律法规等) ;

        5 客户1 (包含该客户的所有项目。因为有些大客户项目会非常多,因此有必要将该客户的项目都放在一个文件夹中进行管理);

        6 Matter Completed (包括所有已完成,并且之后基本不会用到的文件夹。这个文件夹存在的意义就是确保放文件的那个盘(例如D盘)不会出现太多的文件夹,避免找一个文件会花费几秒以上的时间)

D盘文件分类示例

        大概就是这么个分类方法。要注意:

        1 任何一个文件夹都要进行分类

        如必要,所有文件都需要进行分类。分类的目标是确保能在最短的时间内很快找到你想要的文件。 例如,在行受贿相关的法律法规中,我分了很多个文件夹,包括刑法、立案标准、量刑标准、个人犯罪与单位犯罪、国家工作人员的认定等文件夹,里面包括相应的法条、司法解释、评论性文章等,会按照文件类别进一步进行分类。

Knowhow文件分类示例

        这样,如果同事问到我某个问题,我一时想不起来,就可以很快找到对应的文件夹中的某个法条或司法解释,而不是在放有一堆法条司法解释的文件夹中来回搜寻我想要找的那个司法解释。

        2 将项目文件按照属性/类型进行分类

        律师在服务客户项目的过程中,免不了会有很多文件。在一个项目文件夹中,可以按照文件的属性和类型将文件进行分类,例如背景文件、工商信息、法律检索、访谈笔录、交易文件、尽调报告等。文件分类越清楚,找起来会越快。

        3 保留好最终版本

        一份工作成果在发给客户之前,团队内部免不了会由不同的高年级律师和合伙人进行comment改来改去。因此,在文件夹中最好能清楚的保留各个版本,尤其是最终版本。

        保留好各个版本的最大好处,我认为,就是在日后发生问题的时候,可以追溯某些有问题、出bug的地方是谁加上去的。是第一稿的撰稿人本身就写错后面没发现,还是后续review的高年级律师加上去的。这样可以找出出现错误的环节,某些程度上也可以避免背锅。

        对于很多合伙人来说,能亲自“操刀”对文件进行修改和评论,实属不易。因此,一般对于合伙人comment的那版,我也会单独保留备注。等deadline过去之后,将合伙人那版和自己的那版进行对比,学习合伙人改动的地方,便于日后提高和进步。

        对于最终版本,也要保留好,因为发给客户之后,客户往往也会进行comment,那就需要在之前的最终版本上进行修改。如果版本错乱,导致在发给客户之后,才发现用错版本,因此带来的熬夜加班是小,声誉损失是大。

        二、邮件的处理

        1 发邮件一定要写主题(Subject)

        目的是日后想要搜索这个邮件的时候,可以使用关键词很快定位到该邮件。邮件主题可以包括项目名称、文件主题、项目案号等。

        现在很多客户,尤其是民企和国企,都喜欢用微信沟通工作,导致律师不可避免的需要通过微信传输一些文件。但即使如此,最好能先发个邮件,之后再去微信沟通或微信传输。因为微信是安装在个人电子设备上的即时消息平台, 很多消息和文件不会长久保留。日后如果发生争议,找不到证据、证据未及时留存是个问题。

        2 将邮件进行归类

        Outlook有个功能是将邮件进行手动或自动归类。你可以在收件箱中按照特定原则进行分类、建立不同文件夹,可以手动将某一类项目拖到特定文件夹内。也可以设置规则,将某类邮件自动归类到特定的文件夹内。

        所谓自动归类就是,收到某个邮件之后,这个邮件按照你之前设置的规则,自动进入“收件箱”下设的某个文件夹,如果不进行额外操作,一般不会给你新邮件的提醒。

        所以,对于一些不太重要的邮件,例如新同事入职、同事稍晚进所的、电话会议号码等邮件,我一般会设置规则,让他们自动进入特定文件夹。 这样,每天收到的文件基本上都是项目上的文件,不会因为特别杂乱的收件箱而错过一些重要邮件。

        三、及时解决电脑bug并进行文件备份

        前段时间,我的工作电脑(刚换不到半年),反应非常慢,打开浏览器在搜索框输入关键词,需要等几秒才能显示输入完毕,office系统也比较缓慢,电脑动不动就卡得不行。

        持续几天之后,在某天工作任务不太重的情况下,我赶紧联系IT大哥,帮我分析下原因,解决问题。

        在IT大哥帮我进行一番操作之后,电脑马上变得顺畅很多。

        因此,工作电脑遇到任何问题,一定要积极联系内部IT或外部IT朋友及时解决,否则,会非常耽误工作效率。 除了及时解决电脑bug,要及时备份文件。

        文件备份不及时,最坏的情况有可能导致熬夜加班的工作成果,遇到系统崩溃,瞬间化为乌有,相信这种例子在你们的朋友圈并不少见吧。

        因此,平时工作中,可以及时进行“Ctr+S”操作,并将office文件自动保存的时间设置为“1分钟”,如果隔夜或一段时间不对某个重要文件进行操作,也可以顺手在“office-文件选项-保存并邮件发送”给自己备份,这样即使出现系统崩溃,也不会损失之前的成果或损失的内容也不会特别多。

        四、浏览器中的常用网址管理

        除了电脑文件、邮件管理,其实律师工作中会用到很多网站,如果你的网站能按照有条理的方式保存下来,那无疑可以提高工作效率。

        浏览器一般都是可以点击收藏的,收藏的时候可以分门别类。

        比如我的浏览器的最上方那一栏就是分类进行收藏的。主要包括FCPA类、查工商、查文书、查法条、工具(翻译、PDF处理网站)等。

浏览器常用网址示例

        依次往右就是经常使用到的网站汇总。这样,想要使用某个网站,就可以点开对应文件夹,及时找到网站,而不用每次都去搜索引擎的搜索框中输入关键词检索。

        五、便笺(Sticker)的使用

        这条严格意义上说不属于电脑文件管理系统中的一环。但是这个东西很实用。

        便笺(Sticker),其实就是电子便利贴,顾名思义,就是电脑上的便利贴。

        律师忙起来,经常一天会处理很多事情,包括项目、行政甚至私人的一些重要事情。我一般会使用便笺把近一两天需要做的事情写下来,作为一个提醒。这个工具和outlook那个任务栏可以同时使用,outlook右下角的任务栏主要提醒自己近期有哪些项目、需要完成哪些任务。而便利贴主要功能是提醒近一两天工作上及生活方面的一些代办事项,这样在结束一天工作的时候,看看这个便利贴,看看哪些待办事项还没有完成,有助于管理好自己的工作和生活。

        便笺使用很方便,选择登陆之后,电子便笺会自动保存,即使你关机,再重新打开便笺,之前的记录依然存在。

        当然,以上都是本地保存文件的一些tips,如果所里有类似于imanage或worksite,项目文件最好能及时保存至这些系统中,避免电脑遇到技术故障,项目文件丢失的情况。

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