云盘文件权限管理背后有什么优点呢?

信息资产包括了结构化数据和非结构化数据两个部分,目前企业应用的主要信息资产管理工具都是结构化数据管理软件,例如:财务系统、协同办公系统、企业资源计划系统、人力资源管理系统等,但是我们办公中产生的80%的数据都是非结构化数据。云盘文件权限管理背后有什么优点呢?

 


1. 协同办公文件夹
  公司内的工作都是通过各种协作完成的,有部门内部的协作,部门间的协作,或者临时组织的协作。协作过程中就会形成各式各样的文档,例如项目进度汇报、各类清单、活动照片、视频资料,这些文档需要放在一个位置进行共同查看,或者共同编辑修改,传统方式经常导致文件被覆盖、误删除、查看不到、查找不方便的问题,导致协同工作困难,甚至有仅仅通过邮件或者QQ发布各种资料,效率非常低。
  需要应用具有协作机制,通过团队功能,在团队下可以上传、下载文件,也可以建立文件夹,这样就给各种协同的组织提供了一个安全可靠的文件储存方式。云创智企公司的网盘,在工作中已经很多人在使用了。可以自定义团队成员,设置每一个成员的权限,可以选择让其查看或者上传文件。文件还可以进行锁定设置,这样在变更时可保证版本统一。即使不小心覆盖了之前的文件,系统还提供版本管理,可以随时找回历史版本的文件。


2. 企业标准文件管理
  公司内部有很多标准化文件,并会定期发布一些标准。例如:公司制度、通知公告、上级发文、VI规范、标准模板、部门标准。
  这些标准文件经常会被员工使用,但是没有一个统一存储的地方。如果文件进行了变更,例如发了新的版本,或者有新的制度或发文的替代,往往不能够第一时间掌握,容易在工作中造成失误。或者需要临时去查找,到处去询问,影响了工作的及时准确性。
  通过建设统一的标准文件发布平台,可进行文件的发布,并且推送给员工,使员工第一时间知道最新动态。并且能够随时查找调用常用的信息资料,提升整体的办公效率。

 

3. 传输技术
  云企网盘存储系统的建设,应当采用先进的传输控制技术,完全一样的文件不会反复存储,当上传文件时,系统自动判断该文件是否已经存储在服务器中,则启动秒传功能,给用户添加这个文件,同时系统做出标记,但不再次上传。这样既提高了传输效率,又节省了服务器空间。能够进行断点续传处理,避免因为网络中断浪费大量的时间,或者因此而产生文件丢失。


4. 在线预览技术
  云企网盘系统需要采用在线预览技术,可直接在线浏览文件内容,方便查看数据,提升效率。可直接在线预览打开office文档、PDF文档、图片、音频、视频。


5. 移动应用技术
  云企网盘系统为了方便用户的移动办公需要,开发了不同场景下的使用平台。可以通过浏览器完成所有功能操作,可以在不同的办公电脑,或者在不同的工作区域使用系统。也可以通过客户端,完成文件的自动上传,对文件进行整理同步。也可以通过手机使用网盘,可以随时随地的查看文件或者分享文件,可以及时获取到企业推送的各种最新动态、最新文件。需要能够在IOS系统及安卓系统上安装使用的客户端。

      亿方云支持与企业现有的统一身份认证体系对接,管理员申请亿方云后,可导入组织架构,部门文件夹和人员权限全部对应架构自动生成。

      我们称出管理员外的公司其他成员为协作成员,管理员可对不同协作成员设置权限为编辑者、上传者等不同权限,细分至查看、预览、上传、下载、分享、删除、邀请/管理协作成员,设定不同权限的协作者就是对共享文件访问权限的设定。

      在亿方云中,还有一种协作者被称为外部协作者,外部协作者也能参与企业内部的文件共享,设定权限方法与内部的协作者类似,可以个不同身份的人赋予不同权限,这样他们就只能查看共享文件或者可以更改共享文件。

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