合同文件对接的公司太多?用亿方云就可以解决

作为一名法律从业者,每天都要和一堆形形色色的案件及各类文件打交道。面对堆积如山的法律文书,如何有效避免文档丢失?在多人合作共同办案的场景之下,如何最大化节省文件“翻阅”时间?出差之时,如何快速审阅一份紧急合同?需要外发的企业敏感文件,如何确保安全流转?不得不承认,以上所列无一不是令人头疼的问题。
      除了硬盘存储与备份,文件管理你做了吗?
      法律从业者的工作成果,在外人看来或许只是陈述、总结上短短的“台上一分钟”,但事实上,这些大多数都体现在了“台下十年功”的文件中。身处法律行业,不知道以下的这些故事,有没有在你身上发生过:
      电脑落在出租车、公交站、飞机上、办公室?
      U盘坏了、硬盘坏了读取不出来?
      中病毒了,被不明黑客勒索?
      误操作、Office崩溃导致文件全部删除无法找回?
      以上所说这些除个人经历外,还有部分是来自朋友圈的真实案例。在朋友圈搜索“电脑”、“文件”、“丢失”、“落下”等关键词的组合,类似案例频频出现。而这些案例的发生,究其原因均是法律从业者们缺乏对文件的有效管理,从而使得大量重要文件到头来变成一场空,光想就觉得苦不堪言。
      看了下身边的众多法律从业朋友们,为解决以上这些问题,以前的他们往往是这样做的:额外准备一块移动硬盘,定期甚至每天睡觉前,为自己的文件做一个备份,也算是强迫自己养成定期存储与备份的习惯。由此看来,除了硬盘存储与备份之外,文件的有效管理同样不可缺少。
      四大文件管理基础需求,你敢说你不需要?


      接下来,本人将现身说法,记录一名律师上班的日常状态:律师一天工作大都是从打开电脑开始,第一步先找到自己手头上正在经手的案子,然后开始处理正在进行的文件、昨天遗留下的文件等,由于需要与经手同一案子的律师协作,所以需要保证所有文件永远处在最新版本的状态。
      而对于大多数法律从业者而言,“寒窗多年”的全部积累基本都在某一个硬盘或者电脑上保存,一旦发生了一些意外,简直后悔莫及。渴求的急切、找回的欣喜与找不回的失落,这些大悲大喜可能每一位法律从业者都或多或少经历过。
      下面,我对律师文件管理基础需求做了简单总结,同时配合自身网盘产品的使用经验做推荐,或许也是法律从业者的你所需要的:
一、足够大和便捷,做到安心存储
      我们律师会碰到一些群体案件,比如银行信用卡催收、劳动争议、延期办证等案件,此类案件法院一般会要求分开起诉,光是起草的起诉状、授权委托书等起诉材料就有一大堆,整个案件的文件就更加数不胜数。要是再遇上需要多次修改当事人名称、地址、诉讼请求金额等信息的情况,多个版本极易搞混。这就需要法律从业者在平时做好文档管理,为自身劳动成果选择一个稳妥的保存之处。
      这里,给大家推荐一款个人使用后各方面体验都不错的文件管理平台——亿方云。针对律师着这个全天候工作的群体,亿方云可帮助团队形成各类法律文书的统一管理规范,上传到云端妥善保管与备份,并且网页、电脑、手机三端的实时同步与备份。在办公室未完结的工作,回到家里也可打开电脑接着做。另外,针对修改过多次的各类案件文书,所有历史版本都在亿方云上有存档与时间记录,不用担心版本太多导致混乱。
二、文件便捷分享,让自己和团队高效获取
       在传统办公情景中,律师们大多事先用电话、邮件等通讯方式,商量好最新的工作进展,分头撰写更新文档,然后再通过微信、QQ、邮件或者其他沟通软件渠道通知对方文件的修改进度,反复多次的来回传输,办公效率自然大大降低。
       这就需要我们对“文件发送与获取”进行标准化和流程化的改造。同为亿方云用户的律师同事们,在平台上可直接互相分享各类案件相关文件,而分享给外部的案件参与人员时,可以先为文件生成链接后再分享至微信、QQ。而不管是以上哪一种分享方式,对被分享文件所做的编辑、修改、更新等操作都会实时同步,被分享的律师同事和案件参与人员看到的均会是最新版本。如此一来,在多人合作共同办案的场景之下,文件“来回传输”的时间就可被大大缩减。
三、工作文件随身而行,紧急合同快速审阅


      作为一名律师,出差见客户是必不可少的工作内容。当一份紧急合同需要审阅之时,但是电脑又没带,这时就需要一款移动端就能查看文件的工具。
      而亿方云就是这样一款产品,提前将工作有关的文件上传、备份至亿方云,根据需要对所需文件进行同步设置后,在电脑上的重要法律文件就可通过手机端随时随地快速获取与查看。现在我哪怕是出差在外,也可以迅速查看文件、审阅合同、将文件发送给客户。
四、文件权限统一管理,所有工作文件安全流转
      律师天然要与或大或小的公司打交道,所处理的内容也属于企业中比较敏感的部分,所以对相应文件安全的问题格外重视。而在传统工作状态下,文件全部保存在本地,对于这样的问题,文件管理情境基本可以用一团糟来形容。再加上法律行业本身具备特殊性,同一个案子的文件可能要经很多人的手,同一部门不同律师对同一文件也会有着不同操作权限。
      之前在一个关于劳动争议的案件中,我作为主负责律师,先给此案件建立起协作文件夹,邀请了团队内的三名以及其他部门的两名律师一起进入协作,并根据角色所需分别给团队内的律师设置编辑者权限(能修改文件)、其他部门律师设置查看者权限(能查看文件,但不能修改),方便不同成员在协作过程中各司其职。
      在使用过程中我还发现:亿方云不仅支持对不同的文件/文件夹设置不同权限,而且权限可具体到任意成员。如果是需要对外分享的案件材料,分享律师还可针对文件本身进行密码、分享期限、访问及下载权限等设置、,所有法律文书的流转过程安全、可控。
      法律行业向来以规则严密著称,作为一个律师从业者,以上所列的文件管理问题,相信大家在工作中也经常会遇到。但在使用亿方云企业网盘后,我的文件管理开始变得严密,体验和效率都较之前有了很大的正向改变,也推荐同为法律同仁的你们去下载体验下。

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