推荐一款全面好用的在线文件协作工具——亿方云,你值得一用!

在这个信息爆炸的时代,处处充斥着各类信息。作为运营自媒体的一员,在海量信息中收集信息,转化为素材,并对文件进行有效的管理,才是对我们的一个挑战。

▍背景

      我们团队有 8 个人,是一帮大学时的好友,现在都有各自的工作。几个月前,我们想做一个副业,写公众号,登上自媒体的时代班车。

      关于这份「工作」,我们一开始的分工如下:

收集

      每天,我们的设备都会推送大量订阅的信息,我们各自会从新闻、软文、科普,或者想法中挑选出一些有价值的信息,并放在下一步的「分享」任务中。此外,还有很多平时的灵感和想法,都会主动收集起来,作为「信息的初步筛选」。

分享

      在我们各自都或多或少地收集了「可以写」的信息之后,会将这些信息发布,我们使用钉钉群、微信群来作交流,大家一起讨论、分析各种选题,使之进一步地得到落实。

写作

      当确立了选题之后,我们通常 1-2 人一起完成一篇文章,而其中更多的时间只是各自写各自的选题,写好了再发到群里,大家讨论。因为有 8 个人,负责写稿的有 4-5 人,平均分配给每个选题的时间周期长,各小组对应的交稿时间也相对宽松。

协作流程的改进

      可是,反观这样的工作模式,我们都发现这样的工作效率并不高。作为一个写公众号的团队,我们发现实际的协作仅在于信息的分享,以及讨论可行性。而且我们经常遇到一个项目多人参与的情况,每个人负责一部分工作,资料都在各自电脑本地,项目信息可以通过开会同步,但当前项目资料实时变化无法同步。

      为了规避这样的情况,造成时间的浪费,最重要的部分——写作,往往都独立完成。这样的文章却少了团队的思考和配合,带来的结果是文章中总是存在一些缺陷,例如客观性、文法逻辑、排版等……如果离预期稿件还有一段距离的,我们还会反复在群里收发这一篇稿件,反复修改,耗费了很多时间和精力。

      对于存在的这些问题,我也曾和我的团队一同讨论:

Q:对于收集信息的阶段,还存在什么问题?

A: 我发现提交的时候会出现重复相似的素材,这样实际上浪费了一半的时间。

A2: 对于历史分享过的消息,要不停地上翻查找聊天记录,很累。

Q:对于素材的管理,我认为有些混乱,你们觉得呢?

A:的确,对于远程团队协作,目前在微信群里讨论选题时,时而会发生信息错位、理解错误,都是由于缺少可视化操作的低效信息传递问题。此外,我们没有办法直观地在素材中进行标注和交流。

Q:为何无法实现多人都参与到一个选题的创作?

A:如果更多的人参与到一个项目,理论上会得出更好的结果;但没有办法实时同步,在文件流转过程中信息无法得到有效的传递。

需要解决的问题

      归纳以上我们团队的 Q&A,产生的问题主要在于:

      查找文件速度低下

      频繁地收发文件

      编辑时缺少交流

      项目内外对接低效

      这些问题,一直让我们的工作效率不高,文章产出的质量也没有预期中的好,而且都觉得工作流程有些复杂,长期几个项目下来,令人头疼。

      为了我们的协作项目变得简单和高效,我们团队也开始寻找解决问题的途径……

      首先,回到最根本的地方,一切问题都是关于文件的,不论是文稿、表格、脑图还是图片,我们团队都是围绕这些东西工作的,在之前的项目协作中,它们似乎从互联网上收集后就成为了在微信聊天记录中的信息流,渐行渐远……没有一个固定的位置来存放。如果这些最根本的文件问题无法得到有效解决,那么工作效率更是无从谈起。

 

▍那么,这些文件该如何储存呢?

      放弃了通过传统聊天工具进行协作的方式后,云端协作办公平台成为更好的方式——那也就是企业网盘。在对企业网盘进行了解之后,我们找到了亿方云、坚果云、金山企业网盘、搜狐企业网盘等等网盘服务提供商。

首先是价格

       众所周知,企业网盘服务肯定都要收费,对于一个我们这样的小规模自媒体团队,许多企业网盘动辄 500-600 的年费,有的甚至一两千,在还没有可观收入的前提下,我们更看重的是免费的服务。

      亿方云体验版,没有年费,人数上限 5 人,而且拥有 20G 的储存空间,对小团队来说,绰绰有余。对比之下,搜狐企业网盘付费版才提供 10G,坚果云也要付费,虽然其提供的储存空间要多一些,有 50G,但是在亿方云高性价比的优势下,我们还是选择了亿方云。

文件管理优势

      在最终决定之前,我们也对亿方云进行了一番考察和对比。到底靠谱吗?能否为我们团队产生的问题提供解决方案呢?

上传

       对比坚果云,亿方云能够支持不限文件大小,而且能够秒传大文件,这些是坚果云付费版也不具有的。同时支持断点续传,上传文件很省心。操作行云流水,不浪费我的时间。

搜索

       除了支持通过文件/文件夹的基础搜索功能,还可以自定规则来高级搜索,这也是坚果云和搜狐企业网盘所不具备的。

预览

      比较下来,各网盘都支持 Office、PDF、图片等常见文件的预览,但唯独亿方云独树一帜,支持高级预览,能够预览更多类型的文件,这对于应用类型更复杂的工作场景来说更加便捷。

编辑

      都支持文件/文件夹的新建、复制、移动、删除、重命名、预览、打开等操作,以及还原删除的文件。但亿方云的一个功能正好戳中了我们的痛点,文件评论功能,成员可以就该文件进行讨论,让问题能够很快地得到解决。

开始使用

      在文件管理提供商的筛选中,亿方云的高性价比是我们的首选,功能很多,界面也很简洁,就像打开了自己电脑的另外一个文件夹,不需要太多的学习成本,即可上手使用。以下为亿方云的一些特色功能,提高了协同工作的效率。

方便的评论功能

       简单的几个步骤,即可将文件发给同事,分享时还可以添加留言。对方会接收到相应文件的提醒。

方便的「消息」栏

       亿方云的消息基于文件的,每次讨论都只与当前的文件有关,保障了讨论质量。

文件预览

       亿方云支持多种文件的预览,有时候懒得下载到本地,可以直接在客户端中打开在线查看。除了常规的文档格式支持,PSD、SVG、EPS 等图片格式也不在话下。

▍使用亿方云带来的改变

      在亿方云的加持下,我们团队的工作效率得到了明显提升,而工作流程也变得简单了许多。不需要再频繁打开、切换聊天软件、写作软件,很多操作直接在亿方云的客户端就可以完成。

      我们此前产生的棘手问题在亿方云中得到了解决。亿方云有一个很赞的文件评论功能,可以对所需素材直接进行讨论。同时,查找素材也十分方便,直接通过简单的输入,回车,即可实现。另外,终于可以实现多人参与一个项目的写作,文件实时更新,保持信息同步。避免了文件传输的繁琐过程,大幅提升团队工作效率。

      现在我们的工作流程也有了不少改进,从原来的「收集 – 分享 – 写作」也在网盘中变成「收集 – 写作」。因为收集到网盘的同时就可以针对该文件进行讨论分析,不需要再单独作为一个程序去走,让我们的工作变得简单高效。对我而言,甚是欢喜。

      另外,亿方云的移动客户端(iOS、Android)界面简洁,功能强大。出门在外没有携带电脑时,也能实时处理消息,轻松查看文件,常用的功能都触手可及。总而言之,当我用上了亿方云,我们团队的工作几乎将所有部分都交给了它,现在都已经离不开亿方云了。此外,关于数据安全问题,亿方云在这方面也做的很出色,很让我放心。

 

▍更多功能

      在使用过程中,亿方云中存在令我们耳目一新同时也带来极大便利的一些功能,让我觉得「咦?网盘原来也能这么玩?」

文件历史版本

       随着文件的不断修改和更新,亿方云会自动保存文件的历史版本和历史修改记录,可随时追溯查看,免费版支持10个历史版本保留,最多支持 100 个历史版本保留。历史版本可实现设为「最新版本」「下载」和「删除」等操作。

发起文件收集

      在亿方云上发起文件收集邀请,被邀请人接收到信息后,可以自行将文件上传到指定的文件夹中,无需传统的邮件或微信收发,大大减少文件收集时间。

文件审阅

      和以往检查文件就是打开细读一遍不同,当文件需要多人确认时,可发起审阅,支持多个文件同时发起审阅 。审阅可导出 Word 格式的记录文件,包含审阅详情(标题、发起人、发起时间、审阅人)、审阅文件和审阅回复。

团队内 / 外协作

      这样的功能能让项目内外的人交接,同时也不影响项目内的工作。可按项目需求与外部协作者建立共享空间,也支持对不同成员进行权限设置,保证文件安全前提下实现各种协作需求。例如,写作组与视觉组分工协作,互不干扰,而又可以分享一些共同主题的文件,来实现步调一致。

本地 / 云端同步

      另外,非常值得一提的一点,在于本地文件实时与云端文件同步,意味着我不再需要把文件从本地复制,再粘贴到亿方云中。省去了文件传输的过程,使媒介「网盘」的概念淡化,只有本地和云端的差别。

      这一功能在开始使用网盘时就会提示用户设置,之后「我的企业文件中」的用户根目录中的所有内容都可以与用户的设备同步,简单方便,推荐使用。

      如果错过了这个设置,不用担心,只要选中了文件/文件夹,右键后选择「同步到本地」;另外,客户端内的右上角总会有一个「同步」开关,打开即可享受高效的文件管理方式。

 

▍写在最后

      关于亿方云,对我带来了极大的便利,单是免费版就能提供强大的功能,满足各种协作需求。在亿方云的支持下,我们团队公众号此前产生的种种问题都得到了很好的解决,出稿效率得到了很大的提升,文章质量也得到了优化。这让我们可以一心投入到创作当中,而不被文件管理问题所烦恼。

      我们团队也将会继续支持亿方云,并且在日后会考虑升级套餐方案,能带来更多的实用功能,让原创的好文赢在起跑线上。

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