地产行业使用亿方云企业网盘前后的工作变化

在地产行业的工作过程当中,相信大家都有非常多的感触:

      工作量大;

      文件多、图纸多,尤其是一些特殊格式的文件;

      经常需要跑工地,也就是会有非常多的异地办公需求;

      上下游、甲乙方多,会和很多的供应商、采购方、原材料、施工单位等等,有非常多的工作上的协同。
      以前,地产行业都是通过FTP、QQ、邮件等等的方式来进行工作上的一些协作,效率真的很低,        而且非常容易出错,还经常需要抱着一堆图纸,跑到工地上和施工方各种比对,耗时耗力。

 

造价采购部——核心工作需求:供应商提交材料与供货现场追踪照片管理

使用亿方云之前:

1.由供方在现场拍摄图片后,通过微信/QQ、邮件等方式将照片发送给采购文员,采购文员一一下载照片后将其进行上传归档。由于照片过多,容易出现双方重复上传下载某些照片,造成文件图片混乱。

2.对于部供应商的资质、合同、价格清单等资料的收集归档,基本也是采用类似的方式。

3.采购部对于供方资料和现场照片的收集,严重依赖供方上传者和接收者双方的手机信号或电脑。

使用亿方云之后:

1.造价采购部在亿方云上创建专门的供方资料存储与共享空间,利用邀请外部协作者功能直接将供应商拉入协作,并分配合适的协作权限。

2.当发生招采项目时,供应商可以直接将资质、合同、价格清单等资料上传到指定的目录中,无需采购人员专门进行收集。

3.对于供货现场的追踪照片,供方人员只需要使用亿方云APP即可直接在现场拍摄照片并自动上传到指定目录,无需要再和采购人员进行反复的发送和接受。

 

工程部——核心工作需求:快速收集项目资料,高效开展三级工程检查

使用亿方云之前:

1.工程负责人和主管人员在开展多级工程检查时,要先通知施工、监理、供应商等外部单位提交实施/监理周月报、材料设备供应情况等文档。

2.单位通过QQ或邮件发送文件给工程人员,工程人员需要逐一下载文件并归档,并核对那些单位还没有上交资料。

3.对内部部门,主要由工程人员与各部门对接人沟通,各部门对接人员利用微信将资料发给工程人员。

4.由于要做大量、反复的文件传送操作,经常导致文件版本不一致,需要工程人员专门去处理。

使用亿方云之后:

1.对外,使用亿方云的文件收集功能,工程人员只需发起一个文件收集任务,并将任务链接统一发给施工、监理等外部单位。

2.外部单位人员通过任务链接直接上传相关文件,上传文件会自动存储到所指定目录,并且工程人员可随时看到还有那些单位没有上传文件。

3.对内,工程人员在亿方云上,为每个项目都建立专属的文档共享空间,并将成本、研发等部门人员拉群协作。

4.各部门人员将相关资料上传至共享目录,即可实现项目资料的收集、归档与及时共享。

 

投资发展部——核心工作需求:业务资料集中归档管理与共享

使用亿方云之前:

1.投资发展部主要使用FTP来进行业务文档的存储与共享,由于使用不太方便,导致有大量的文件都是存储在相关业务人员的个人电脑中,没有进行归档。

2.相互之间的协作主要是同步微信/QQ或邮件来进行,效率不是很高。

3.由于FTP对文件权限的管理比较粗放,同时基于邮件的协作方式也容易发生文件信息的泄露。部门的业务文件在存储和应用上都存在一定的安全隐患,特别是对那些涉及到集团投资与发展规划的敏感文件。

使用亿方云之后:

1.在亿方云上创建投资发展部业务资料共享库,下设分级业务资料库,将集团投资与发展相关业务涉及到的资料统一在亿方云上进行归档与管理。

2.根据业务管理和协作需要设置对应的文件夹协作体系,保证部门人员可以很方便的进行部门间及跨部门之间的文件协作。

3.对涉及集团敏感的投资与发展规划的资料目录,开启了水印预览、禁止分享等安全管控功能,保证相关资料的应用安全。

 

 

研发部——核心工作需求:标准图纸管理和现场施工图纸等资料核对

使用亿方云之前:

1.没有统一平台做图纸版本管理,无法在各阶段对图纸版本进行内审,图纸报函时经常发现图纸不正确,版本错误或缺张少页。

2.研发部的证照,项目合同、图纸等文件采用扫描的方式进行备份,使用电脑PC和传统服务存储相关文件扫描件;资料扫描比较费时,备份的文件也比较容易损坏。

3.研发部主要是通过邮件、QQ方式与第三方设计院、工程监理等单位进行文件传递和交互,过程中效率较低、版本容易错乱。

4.时常出现设计与实施之间的不一致,通常要派遣专人携带建筑设计图纸到现场,对照图纸进行比对和监理,避免施工偏离目标。

使用亿方云之后:

1.研发部在亿方云上构建、统一的图纸管理目录空间,所有图纸都自动归档到亿方云上,在版本一致的情况下对图纸版本进行内审,保证了图纸的统一和正确性。

2.将证照,合同、图纸统一在亿方云上存储归档,利用亿方云让相关人员可以随时查看在线查阅、使用资料,无需再进行扫描备份。

3.研发部在亿方云上邀请第三方设计院、工程监理等单位参与相关目录的协作,在信息对称的基础上开展与外部单位的业务协作。

4.在亿方云上将图纸资料共享给实施人员,利用APP在现场可随时查看图纸资料,保证现场一直按照最新版本图纸进行施工。

      以上就是地产行业公司各个部门在用了亿方云这个企业网盘产品之后,总结了的一些工作上的变化,以及便利,希望也可以给大家提供一些参考。

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