机械制造行业办公好助手!使用亿方云企业网盘前后的工作变化

      不同的行业有不同的需求痛点,今天我们就以机械制造行业各个部门的工作难题为例,看亿方云企业网盘是如何一步步化解难题、成为办公利器的~

销售管理部——核心工作需求:产品资料共享与搜索、销售过程文件协作

使用亿方云之前:

1.产品资料共享与搜索
      将产品资料统一存放在FTP中,以产品型号命名文件夹并一层层创建子目录存放对应产品资料,由于产品系列繁多,并且产品复杂涉及文档多。长期下来,文件夹层级很深,导致查找效率很低,浪费大量时间;另外,由于电脑限制文件夹路径的长度,经常出现文件无法存放的问题。

2.与分公司销售支持人员协作
      总部人员通过邮件分发销售政策、产品合同资料给多个分公司的销售人员,由于人数众多且变动繁琐,邮件需反复发送;总部收集分公司销售数据时,由分公司人员邮件发送至总部人员邮箱,总部人员需要单独一个个下载,很是浪费工作时间。

使用亿方云之后

1.产品资料共享与搜索
      把亿方云云盘作为公司产品资料库,利用全文搜索,直接根据产品名称、技术参数等内容快速检索所需要的产品资料。另外,销售人员还可以在文件上打上一些个性化的标签(发布时间、标杆客户等),之后可以根据这些标签快速检索到所需要的文件,大大提升了查找产品资料的效率和便利性。

2.与分公司销售支持人员协作
      在亿方云上建立统一的文件共享与协作空间,将总部与分公司销售支持人员拉进协作,共享文件,无需再通过邮件来分发、收集文件。对于临时性的文件收发任务,可利用文件收集和分享功能来进行。

 

工地运营部——核心工作需求:项目实施资料协同制作与分发

使用亿方云之前

1.新项目产品安装说明文件编写

      由研发部门提供素材,工地运营部人员将各素材整合成一篇文档,之后再与研发部开会审核,确定该文档是否定稿。定稿后在研发部门的ODS文件夹中归档,研发部再将产品资料共享给工地运营与产品部。产品部将产品安装说明进行打印入包。

2.向分公司及外部代理商分发资料
      企业拥有上千个代理商,安装资料经常涉及视频格式文件,以往用社交平台如QQ传输效率低、且几天后文件就过期了不可追溯,也没有权限管控能力。

使用亿方云之后

1.新项目产品安装说明文件编写
      构建专门的产品安装文件编写协作空间,将研发部、工地运营部、产品部全部拉进协作,实时共享文件,同步信息,开展协作。

2.向分公司及外部代理商分发资料
      工地运营部将分公司工程安装、服务人员作为群组拉通协作,共享总部的安装视频等资料。并为代理商开通外部协作账号,将外部代理商加入到对应资料文件夹的协作中,实时共享资料。同时开通预览音视频功能,在外安装人员可以使用APP离线功能,将大视频文件离线,省流量也能加快预览速度。
       亿方云灵活的协作权限管控不允许下载与分享,能保证文件的安全性。

 

工程服务中心——核心工作需求:施工现场资料上传查看、图纸资料分享

使用亿方云之前:

1、施工现场上传施工照片

      以往在现场拍摄的照片,都要返回办公室整理后,连接VPN上传文件管理系统,这样经常会遗漏一些重要的信息,信息同步也滞后。

2、施工现场查看图纸

      服务现场需要查看说明书相关office/CAD/3D设计文件,以往无法再现场查看工程图纸电子版,需要将图纸打印出来随身携带。

3、向合作伙伴共享图纸

      合作伙伴需要使用工程设计图纸,但只允许其查看、不能编辑,但之前通过文件外发的方式,无法做到相应的安全控制。

使用亿方云之后

1.施工现场上传施工照片
      使用亿方云APP,施工管理人员可以在现场直接拍摄照片,并直接归档到云盘上指定的目录中。

2.施工现场查看图纸
      使用亿方云APP,利用在线文件预览功能,施工人员可以在服务现场直接预览说明书相关的office/CAD/3D设计文件。

3.向合作伙伴共享图纸
      将工程设计图纸存放在云盘上(开启水印),利用外链的方式将图纸分享给所需要的合作伙伴,在分享文件时可以设置严格的应用权限,不允许合作伙伴下载、编辑文件,只能查看并带有水印。

      以上就是机械制造行业公司各个部门在用了亿方云这个企业网盘产品之后,总结了的一些工作上的变化,以及便利,希望也可以给大家提供一些参考。

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