值得推荐的团队文档协作及管理工具

现如今,越来越多的人开始认识到知识管理的重要性,然而对文档知识库的管理本身却是件极其耗费时间和精力的事情。这时,一款好用的知识管理工具往往能让人如虎添翼。

        相比个人文档管理,团队文档管理才是难上加难。

        除了文档的整理归类、安全存储,还涉及到权限管理、文档协作等更多的需求。

        团队文档类工具如此之多且功能各异,很多团队或中小公司在挑选的时候,难免就会眼花缭乱。

        作为一个工具控,我就来盘点一下当下比较主流的团队文档类工具,帮助大家选择最适合自己team的工具。

        一、对团队文档管理的需求:存储>管理>协作

        团队对文档管理的需求分为三个层面:

        首先要满足团队文档的存储需求,当然同时要保证存储安全;

        其次是文档管理,团队文档杂多,要能够进行多级目录分类以方便检索,此外还要求能够对成员权限和文档权限进行设置,保证文档安全不泄露;

        最后,是满足多人团队对协作的需求,很多时候一份文档需要很多人一起来修修改改,这时协作功能就能帮助团队大大提升效率。

        二、对比纬度详细介绍

        我的盘点会以上述三个大需求点为主要纬度,对各款产品进行对比。在此先介绍一下每个纬度内细分的功能要求,以整理需求,好在下一部分中能更有针对性的找到自己需要的工具。

        想直接看产品对比的朋友,可以跳过本部分。 

        1. 存储

        存储首先要求足够的存储空间,其次要求技术安全。

        现在市面上团队文档管理工具备份数据用的比较多的是AES-256加密标准,此算法被军方和金融行业广泛使用。网络传输上,一般采用了SSL加密通道或HTTPS加密技术来保证传输的安全性,这两者一般应用于网银及支付系统的传输。

        AES-256安全吗?

        如果1秒钟尝试20亿亿次不同的组合,那么所需时间远远大于太阳的寿命:

        2^256>2^(10*25)>10^(3*25)=10^75。

        10^75/(20*10^8*10^8*86400*365)=10^58/86400/365/2>10^50年>>>太阳寿命6*10^9亿年。

        也就是说,就备份技术而言,今天我对比的产品的安全性都是能够得到保障的。

        2. 管理

        (1) 团队管理

        提供的帐号数量上限要大于公司人数;

        能够建立公司组织架构,从而根据不同层级部门来管理不同团队的文档;

        能够对成员进行不同的权限管理,保证可控。

        (2) 文档管理

        能够进行多级目录分类,以合理归类整理;

        能够对文件权限进行设置,来保证文档不泄露给无关的内部人员;

        能够对分享链接权限进行设置,以保证文件不泄漏给无关外部人员;

        如果能在本地创建一个文件夹,该文件夹内的文件可自动同步到云端,会更方便管理文档。

        3. 文档协作

        支持文档文本,即多人同时编辑一份文本,免去传输流程,以提高工作效率;

        支持协作表格,满足一些简单的表格使用场景; 支持历史版本的查看和恢复,防止文档崩溃或后期内容失误造成的资料损失,最好还能查看每一版具体的修订部分;

        能够对文件进行评论,针对文档直接沟通,可省去在即时通讯平台再讨论的麻烦,如果能支持对部分文字进行评论就更便于沟通;

        要求编辑方式灵活,最好线上线下都能进行编辑;

        部分人如PM或技术人员等有用markdown编辑器的习惯,所以最好也支持markdown,属加分项。

        4. 易用性

        尽可能多终端通用,来满足不同的团队文档使用场景。

        三、市面上的团队文档协作及管理工具对比

        市面上的团队文档管理、协作类工具五花八门,经典的如国外的Google Docs,功能强大又有安全保障。国内的如亿方云企业网盘、金山旗下的WPS云文档、网易的有道云协作,协作类的如以小而美著称的石墨文档等等。

        不同工具的侧重点和提供的功能都有所区别,也没有最好而言,适合自己team需求的就是最好的。

        1. 国外

        国外的团队文档工具普遍功能强大,但于国内而言,最大的不便就是需要翻墙才能使用。即使翻墙使用,网络也并不稳定,这就间接导致了许多问题,如传输速度慢,协作过程卡顿等。而且还限制了使用环境,只有在能翻墙的情况下才能使用团队文档。

        所以,我个人并不推荐使用国外的团队文档类工具。

        下面简述三款国外的团队文档类工具:

        (1) Google Docs

Google Docs

        谷歌这种大厂的出品,质量有保障。文件管理方便,搜索功能好用。协作功能领先,协同编辑的内容可以实时查看,协作表格尤其出色,体验感佳。但基于谷歌的浏览器即终端的理念,本身是基于Web建立,所以终端不够多。

        (2) Microsoft Office365

Microsoft Office365

        Office本家的产品,协同和编辑功能当然都好用,其他的功能也不逊色。能够用Office365的邮箱实现很便捷的分享,并且能够设置权限。

        支持多终端。

        (3) Quip

Quip

        看似不是大厂出身,实际上是Facebook的前CTO,也是Google Maps团队的创建人Bret Taylor做的一款协作产品,而且团队基因也非常好。

        模式是即时通讯+协同办公,功能清晰。

        比起Google Docs和Office365,很多人更欣赏Quip的轻便。

        2. 国内的团队文档类工具

        (1) 一起写

一起写

        一起写的CEO蔡建在谷歌工作了八年,害怕自己在谷歌待得太舒服以至于形成惰性,所以跳出来做了自己的产品,来解决国内办公领域的痛点。

        蔡建在谷歌形成的良好工作素养在一起写这款产品上得到了很好的体现。比如注重的功能点非常明确——协同办公、多终端办公、易上手。其他的功能则不再赘入。

        在使用中也能体会到,一起写的协作办公功能非常强大,基础的存储功能也能做到。团队管理和文档管理的部分,则不是一起写的侧重点,但可以通过以分享链接的形式来实现权限管理。

        可惜一起写的UI设计并不是很精致,对于挑剔的人而言可能有些拙陋。

        (2) 亿方云

亿方云

        亿方云也是一款团队云盘,主要领域都是文件存储跟管理、文件共享、文件协作。

        作为企业级文件管理与协作云平台,企业可以便利的实现部门内,部门间以及与企业外部的文件共享,并灵活设置权限,同时通过亿方云强大的在线编辑,多格式预览,全文检索,文件评论等功能,实现随时随地,任何设备上的文件办公与协作,提升企业的内外部工作协同效率。

        亿方云专注于以互联网运营的模式进行产品规划、设计与研发,拥有卓越的用户体验以及世界五百强实践认可的安全保障。

        通过亿方云,企业可以轻松的实现海量文件的聚合,存储以及规范化管理,实现知识的有效沉淀和安全保护。 

        四、团队文档管理建议:专人负责

        一个团队的知识库是很庞大的,产生的相关文档也非常杂乱。建议指定专人来负责团队文档,进行规划和整理归类。

        既要鼓励成员创造添加知识文档,还要进行后期的梳理。这个角色就像图书管理员一样,不仅要引入新书,还要让书处于合适的书架上,以方便取用。

        如果不指定专人来管理,就会人多手杂,每个人都有自己的方式,导致团队文档混乱无序。

        以上是我的个人见解,供参考。希望能够帮助大家在众多团队文档工具中选择最适合自己的一款。

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