职场小白亿方云使用初体验

Hello,大家好,我是CSM的商务助理小鱼,来到亿方云已有两周了,这是我人生第一份实习工作,也正是因为这份工作,让我接触到了一个十分优秀的办公软件——亿方云。

        作为一个从来没有职场经验的新手,不出意料,刚开始上班时一头雾水。

        我的工作内容是负责帮助VIP顾问做合同的登记、审核、归档以及回款查询等,

        “小鱼,这个帮我看下有没有回款”

        “小鱼,这个XX公司的订单帮我看下是否开通”

        “小鱼,这个XX公司合同扫描后发我了吗”

        “小鱼……”

        一个个问题令人应接不暇,一开始,每次我都需要花费一些时间去查找数据,并与顾问们沟通,工作效率极低。但是结合使用亿方云后,再也不用为这些琐碎的问题烦恼了,现在我来说说我使用小诀窍吧。

        Part1:学习亿方云使用方法

        打开了亿方云,进入亿方云后,界面十分简洁明了,标题栏划分十分清晰,因为不太了解操作方式,我点开了右上角的帮助中心,帮助中心里有“文件应该上传到哪里?”“如何上传文件夹?”“如何与他人共享?” 等使用方法。

        感觉这个软件实在是太贴心了,看完后我这个小白很快就大致掌握了一些功能使用方法。

        Part2:创建协作文件夹实现文件共享

        进入团队后,微信建群是大家最常使用的沟通方式,一开始我也是通过群聊,将每次整理登记好的合同通过截图或文件的方式发送到微信群中,但是,同样的文件频繁的发送到微信群中,文件不仅无法很好的被保存下来,而且很可能因为同名文件太多,无法判断哪个是最新版。

        于是,我在亿方云上创建了文件夹中,添加VIP顾问们为协作成员,然后将建立的合同登记表拖拽上传到亿方云中,因此他们有查看权限,只需要进入到协作文件夹中,便可查询到最新合同状态、回款状态、历史版本等一系列信息。

        创建协作文件夹,不仅实现了文件共享,提升团队协作紧密度,也保留了文件历史版本,以备不时之需。

亿方云协作案例

拖拽上传

在线预览

在线预览

        Part3:无感知同步,实时云端备份

        我习惯于在本地编辑后上传到云端,每当我对登记表进行改动后,便会上传新版本,但是每次更新都需要手动上传太过于繁琐,虽然历史版本都保留下来了,但是存在着更新不够及时问题。

        于是我启用了同步的功能,使用之后,刷新了我对亿方云的认知。

        开启同步后,本地也会有一个目标文件夹,我个人把路径设置成桌面文件夹。

        打开本地同步文件夹下相应的文件,当文件被修改后并保存后,会立刻自动上传到云端,完全不需要更多操作,新版和历史版本的文件就都被保存下来了,顾问打开协作文件就可以看到文件上传时间和文件大小,既能及时给顾问提供最新数据支持,也能避免忘记上传新版本耽误工作进度!

        下班前不需要手动在云端备份,电脑关机即可下班。

        使用后最直观感受是同步文件很轻松,重要数据不会丢,协作沟通更高效!

   

设置本地同步路径

开启同步

打开本地同步文件夹

打开本地同步文件夹

找到需要的文件进行编辑

左下角绿色的小标志表示同步完成了

右下角的提示很人性化

同时也可以选择“noline编辑”,实时同步到本地

查看历史版本

        Part4:建立一起写文件,汇总零散信息

        日常工作中也有邮寄合同以及发票内容,顾问们将地址通过微信发给我是最常用的方式,每次寄快递都需要在微信消息中查找,很多时候会被新消息覆盖,十分令我头疼,正好亿方云有个一起写表格的功能,顾问们将收件人信息填写后,我只需打开邮寄地址文件即可查找信息,同时也为下次寄送相同的公司提供了便利。

右键-新建-一起写表格

        Part5:添加常用快速访问

        在我的工作中,使用频率最高的是合同管理、业绩管理、到账情况这个三个协作文件夹,为加快速度,点亮右上角的五角星,此文件夹便会直接在快速访问中显示,提升效率必备哦。

以上5个方法让我这个职场小白迅速上手新工作,即使每周只有一、三、五可以去公司上班,但通过使用亿方云,在学校期间,我也可以利用空余时间,用手机或者电脑登陆亿方云客户端,查看合同审阅情况,在线预览合同,并做相应的整理登记工作,同时通过协作文件,与公司里的顾问共享合同状态,最大程度提高了工作效率,提升了团队协作的紧密性。

        亿方云现在与我来说已经不止是一款网盘,更是我的好伙伴,从第一眼认识它,到使用它、熟悉它,在不断存储的过程中,它在各方面都在帮助我改善工作效率和方式,是真正能够帮助我存储价值和团队协作的工具,也见证了我的成长。

        我相信在亿方云还有更多很棒的功能,期待未来在使用中更多地发掘它,用好它,使之成为我高效办公的好帮手!

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