亿方云的项目管理之道

据调查,绝大多数企业都以「项目」形式开展核心业务,如房地产工程、IT产品开发、金融投资、市场活动等等。行业特性不同,决定了不同项目的管理侧重点也会有所不同,但不管是何种项目,他们本身都存在其共通性:都有复杂性高、周期长、节点多、产生文件繁杂、需多个部门通力合作等特点。

        一家缺乏有效知识管理的企业,在从事项目工作时,项目团队往往会遇到以下状况:

        项目知识无积累无沉淀,无过往经验可鉴;

       业务知识繁杂散乱,无系统无组织无管理;

       找资料似大海捞针,重复劳作,资源耗损严重;

       ……

       亿方云作为一款团队高效协同办公工具,可围绕「项目」本身,为企业完成“项目空间搭建、项目信息同步、项目进度把控、项目经验沉淀“等一系列相关的项目管理工作,为并项目运转及实施提供安全、便利、高效的解决方案。
1.搭建云端项目空间

       先为企业项目搭建统一的文档管理平台,项目管理人员根据项目属性分类文件,同时通过对项目各文件夹、项目各成员进行的严密权限设置,将项目相关人员和资料都安全、有序的汇聚在同一空间。

       以地产项目举例搭建项目空间:

2.项目信息实时同步

       微信、QQ、邮件等均是常用的即时通讯工具,也成为了很多项目工作的沟通工具,所需的项目资料在多个平台散乱存放及多次传输,一旦查找起来往往是费时又费力。

       在亿方云上,项目成员通过【本地同步】,就可将相关项目资料同步至本地。项目文件只需上传一次,本地修改、保存后的信息在云端将被实时更新,可避免同份文件的多次传输与反复查找,并保证其它项目成员时刻都能看到最新版本。

       若在项目项目过程中遇到需求变更、计划变更等情况,项目成员可针对文档进行在线讨论及沟通,并且所有的沟通记录也将随着文件一同被保存下来,方便后续明确人员责任。

3.项目进度轻松掌控

       典型的房地产项目,对项目工作要求非常之高,各类项目进程均需实行全程监控。在亿方云,项目负责人可订阅重点项目文件,一旦文件有了更新,系统就将自动推送消息给相关负责人,方便负责人实时掌控项目进度。

 

4.项目经验永久沉淀

       在亿方云上,各大项目从规划到成果的各类过程资料、沟通记录都会被永久沉淀。假设遇到项目成员离职的情况,负责人可一键移除相关人员,但文档不会随着人员离开而流失,从而保证了项目过程文档的完整性。同时,积累下来的项目成果还可为为新、旧员工提供借鉴,为日后项目创新打下基础。

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