不再为杂乱的企业文件而烦恼,亿方云可极大提升办公效率

2016年个人网盘的大面积关闭,让很多人开始关注和使用企业网盘,作为专业在工作中使用的网盘,其专业度、办公操作体验和安全性都优于个人网盘。

        但是与大多数人的理解不同,企业网盘不仅仅是文件存储和备份工具,文件协作效率提升、团队知识沉淀和经验传承等才是企业网盘最重要的价值。这也是亿方云与普通企业网盘在产品理念和价值层面最大的不同。

        在日常办公中,员工绝大多数的工作都是以文件的形式展示。

        对于个人:亿方云是一个工作中使用的网盘,可以帮用户轻松存储和备份工作文件,同时也可以随时随地的便捷访问、预览和编辑文件。

        对于团队:亿方云是一个基于文件的团队协作平台,团队成员可以基于项目建立协作文件夹,实时同步和共享最新资料,基于文件进行讨论,多人共同编写同一份文件,甚至将文件发起审阅多人确认,提升各团队成员之间的文件协作效率。

        对于企业:亿方云是企业文件存储中心,也是经验与知识传承平台;同时亿方云可以整合并将文件能力赋能给企业现有信息系统,如邮件系统、OA、ERP等,成为企业文件入口,并沉淀各系统内日常办公文件。

        上面是从企业办公的角度解释亿方云的价值,而从文件管理的角度,与大多数的企业网盘仅有的存储、访问和共享等功能不同,亿方云为企业文件提供了全生命周期的管理服务。

        全生命周期理论比较多的是应用于产品管理上,企业文件的全生命周期管理是指从文件的生成开始,包含文件存储、备份、访问、流转、共享、检索和知识沉淀的整个过程。

        下面为大家介绍一下亿方云的具体功能:

        一、便捷的文件自动备份、查找和访问

        1.工作文件实时自动同步和备份

        日常办公中,绝大多数的工作都是以文件的形式展示,如何将文件便捷安全的存储和备份是企业网盘最基础也是最核心的价值。通过亿方云,用户可以无感知的实现PC端与云端文件的实时同步,本地文件保存后自动同步至云端,云端文件修改也实时同步到本地。

        支持局域网同步加速,断点续传,支持企业内部秒传。

        2.海量资料中,快速定位所需文件

        在日常工作中,“找文件”这个动作其实花费了我们非常多的精力。资料同步到云端后,利用亿方云的全文检索能力,用户可以在海量资料中快速定位所需要的文件。

        即使只记得文件内容中的某些关键词,也可以通过全文搜索来定位到目标文件,支持通过选择文件所在文件夹、关键词类型、时间范围来进行精准搜索,在一个庞大的资料库中查找文件不再麻烦。

        3.无需安装专业软件,轻松预览文件

        亿方云一直在努力帮助用户更方便快捷的访问和使用文件。

        日常办公中,有时候我们会遇到一些特殊格式的文件,比如cad图纸,需要查看但电脑又没有装专业软件,这个场景下亿方云可以帮助你完美预览专业文件,并且无须下载任何应用或者软件。

        亿方云支持100多种格式的文件在线预览,不管是word、ppt、excel、pdf、jpg等常用格式还是cad、psd、revit等专业格式,都可直接在线查看。

        4.无需下载,在线编辑工作文件

        为了方便日常办公,亿方云提供了在线编辑功能。存储在云端的文件可以直接在线编辑,不需要下载,同时编辑时自动锁定文件,锁定期内其他人只能预览,无法修改文件。

        锁定时其他人仍可正常预览、下载,解锁之后可编辑状态。 

        二、团队文件共享与协作

        1.团队内外部文件共享,保持信息同步

        我们经常遇到一个项目多人参与的情况,每个人负责一部分工作,资料都在各自电脑本地,项目信息可以通过开会同步,但当前项目资料实时变化无法同步,同时项目结束后的项目资料归集也是一个非常繁琐的过程。

        亿方云通过建立协作文件夹完美解决团队协作资料信息同步及归集问题。可以快速建立各部门的共享文件夹,也可按项目需求与客户、合作方等外部协作者建立共享空间,当文件被修改,云端实时同步,确保共享文件的各方使用最新的文件版本。

        支持对不同成员进行权限设置,保证文件安全前提下实现各种协作需求。

        2.多人同时在线编辑同一份文档

        亿方云支持多人在不同客户端、不同地点同时编辑同一份文件,进行内容协作,避免文件传输的繁琐过程,大幅提升团队工作效率。应用场景包含行政数据统计、财务数据汇总、多人协作标书制作等。

        3.文件历史版本,随时追溯查看

        随着文件的不断修改和更新,亿方云会自动保存文件的历史版本和历史修改记录,可随时追溯查看,最多支持100个历史版本保留。历史版本可实现“设为最新版本”、“下载”和“删除”等操作。

        4.文件评论和弹窗消息提醒

        在聊天工具群内讨论工作,很容易被其他的聊天内容覆盖,不专注,并且回溯查看讨论内容时需要摒除大量无用信息,耗费时间和精力。

        亿方云支持针对单一文件进行评论,交流内容与文件内容强相关。一份材料的讨论需要谁参与时直接在评论中@对方。

        同时,亿方云支持消息实时提醒,收到消息时自动在系统内弹出提醒,并可点击快速跳转查看。支持按消息类型/已读状态进行筛选查看。

        三、团队效率提升神器——文件流转套件

        1.文件分享

        “发送文件给某人”是文件除了编辑之外的最主要价值。我们经常使用邮件、QQ、微信、钉钉等工具发送文件,文件发送方首先上传文件,接收方也需要经历下载的过程,如果遇到超大文件还会经常遇到上传下载失败的情况。

        亿方云为用户构建了一个快捷的文件分享通道,在亿方云上直接分享文件,告别上传、传输等过程,一键直达。支持为文件/文件夹生成外链(二维码)分享,在文件分享前可进行下载权限、访问期限、访问密码等权限设置,并支持一键分享给部门/群组/同事。

        2.文件收集

        如果你需要向几个人、几十个人甚至几百个人收集文件,你会怎么做?我们大多数人会有这两种做法:

        A、群发邮件,要求按格式回复邮件,然后一个个接收、下载、统计;

        B、建一个微信群或钉钉群,反复强调要求群内成员提交文件,并挨个小窗口催要。

        我们预想一下,如果是需要收集100人的文件,需要一个人耗费多大的时间和精力?真的难以估计。

        其实如果放在亿方云上,文件收集非常简单。 在亿方云上发起文件收集邀请,被邀请人接收到信息后,可以自行将文件上传到指定的文件夹中,无需传统的邮件或QQ发送,大大减少文件收集时间。

        支持通过链接向外部成员发起收集。在文件收集的过程中,成员之间的文件互不可见。同时还支持收集统计,各个成员是否上交文件清晰可见。

        3.文件审阅

        做为一款文件管理与协作工具,文件审阅功能必不可少。或许此功能跟OA有很大雷同,但亿方云的审阅功能更专注于文件内容本身,而不是事项。

        当文件需要多人确认时,可发起审阅,支持多个文件同时发起审阅。审阅可导出Word格式的记录文件,包含审阅详情(标题、发起人、发起时间、审阅人)、审阅文件和审阅回复。

        除了上述基本功能之外,作为企业级产品,我们也在企业管理、文件安全保障等层面做了非常多的努力,比如企业管理报表、风控体系、云查毒、文件防泄漏等,并且通过可信云、公安部等级保护、ISO20000/27001、CSA STAR Certification 2013服务管理体系认证等行业顶级安全认证,欢迎大家下载亿方云体验我们的产品。

        最后,从功能回到我们做产品的初衷,亿方云的使命是“让企业更快、更聪明的运转。”

        这句话中有两个核心词,“更快”和“更聪明”。

        亿方云作为企业最基本的办公工具,可以在很多的维度帮助企业变得更快。不管是更快的访问和共享信息,还是更高效的团队协作,再或者如提升决策效率,执行效率和管理效率。

        同时,企业最重要的知识和成果都存储在企业的文件里,但存储对于企业的价值极其有限,企业如果想要保持高竞争力,就必须不断的学习适应变化,亿方云可以帮助企业积累和传承知识,赋能给组织的每一个人,让企业变得更聪明。

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