好用、免费的多人协同办公软件有哪些?

目前移动办公已经成为一种趋势,互联网发展到今天,无论是生活还是工作都离不开网络的支持,于是有了IM,有了CRM,进而有了网盘,企业网盘等等云端软件,协同办公也逐渐成为企业云办公的新要求。

        协同办公本质上讲的是人与人之间的协作,一款合格的协同办公软件至少要达到以下三点:

        第一,沟通

        好的协同办公软件需要达到人与人之间高效有序的沟通,这里不同于IM,办公软件更应注重沟通的有效性,信息更专一,而不是像微信等IM软件信息过于庞杂,经常出现重要信息被掩盖或者误删的情况。

        第二,协作

        这也是一款协同办公软件最重要的功能,协作的逻辑不能过于复杂,要做到简单、易用。另外,在协作过程中,最好可以对项目进展以及人员的职责进行管理,比如对不同人员设置级别不同的权限,实时知悉项目进展等等。

        第三,沉淀

        过往已经完成的项目资料中,往往存在着非常宝贵的经验,对资料进行有序的梳理和沉淀,有利于更好的开展之后的工作,这也是检验项目结果的最有效方式。

        满足以上三点的协同办公软件基本上才算得上是一款合格的软件。

        基于以上三点,对目前国内的协同办公软件:亿方云、teambition、钉钉、坚果云等做一个简单的总结。

        亿方云:新兴SaaS服务的企业网盘。功能主打办公协作,是企业网盘里更为注重服务的一类。付费版有专人指导搭建适合自己企业的组织架构,相对其他软件来说,服务更周到且更为易用。协作主要通过协作文件夹来完成,管理者可以根据成员分工不同,为协作文件夹内人员分配不同的权限,文件夹内更新的文件会实时同步给大家。

        文件设置评论区,成员可在一份文件下进行精准交流,避免信息冗杂的情况出现。最后信息的沉淀,存在亿方云上的文件除删除文件都是有迹可循的。

        对单文件还会保留一定数量的历史版本。

        从沟通到协作再到内容的沉淀,亿方云做的是一整套完善的协同办公体系。

        值得注意的是企业网盘都是付费服务,目前亿方云只有一个20G的免费版,团队版与企业版都是需要付费的。

        Teambition:国内协作化管理工具,主要用作项目管理,主要用于以项目制推进的中、小型团队。使用方法比较简单,在软件上新建项目,推进过程中可随时查看项目进展并实时监督。

        缺点就是软件构架较为简洁,沟通还是要靠其他的软件来进行填充,换句话说,teambition只适用于项目的推进,小团队使用绝对高效,一旦人员增多,需要涉及到的事情包括但不限于审批,项目申请、合同审批、请假报销等等,这些还是要用到其他的软件来实现的。

        钉钉:前身应该是阿里集团的来往,因此功能上更偏向于一个带办公属性的IM软件。

        大多数公司用钉钉因此也被许多人戏称为“打卡软件”。

        从沟通来讲,钉钉与微信的用法并无不同,沟通无压力,但是否能对信息进行有效过滤这个要打一个问号。功能则非常全面,审批,差旅报销等一应俱全,未来应该还会越来越多。而且大部分功能第三方接入,如任务这块是Tower团队做的,各个环节之间使用体验存在断裂,任务设置存在过于简单的弊端,最大的优点大概就是免费了。

        坚果云:企业网盘中同步做的比较好的一家。同步逻辑与金山快盘类似,都是增量同步。文件协作层面才去的是和亿方云一样的方式,都是协作文件夹来进行的,只不过没有亿方云提供的权限全面。

        数据沉淀上,坚果云也有历史版本的保存,只不过不是按照数量,而是时间,标准版历史版本只保存3个月。

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