收集文件,你有更高效的方法—-亿方云文件流转套件

发表于 2018年2月8日  

办公过程中,若是遇到需要向几个人、几十个人甚至几百个人收集文件的情况,你会怎么做?比如现在到了年底,主管会收集每个员工的年终总结和绩效,一个人一个人的收发肯定是很低效,其实你有更好的方法。

根据我们统计的调查问卷显示,大多数员工会采取这以下两种做法:1、群发邮件,要求按格式回复邮件,然后一个个接收、下载、统计;2、建一个微信群或钉钉群,反复强调要求群内成员提交文件,并挨个小窗口催要。我们预想一下,如果需要收集100人的文件,需要一个人耗费多大的时间和精力?真的难以估计。

而在亿方云企业云盘上,文件收集非常简单。企业员工在亿方云上发起文件收集邀请,所有被邀请人接收到信息后,均可自行将文件上传到指定文件夹中,文件收集时间大幅减少。同时,亿方云还支持通过链接向外部成员发起收集,并且确保各成员间的文件在收集过程中互不可见,信息管控有效、严谨。此外,亿方云还支持收集统计,各个成员是否上交文件清晰可见。

文件流转当然不仅仅是收集这一项,日常的文件传输以及文件的审阅也是可以适用。在亿方云上,文件流转套件包含的“收集、分发、审阅”功能均设有专门小应用管理及相应操作发起入口。

文件分享

“发送文件给某人”是文件除了编辑之外的最主要价值。日常办公中,员工经常使用邮件、QQ、微信、钉钉等工具发送文件,文件发送方需要先上传文件,待接收方收到文件之时才可进行手动下载操作,过程相对繁琐。如果发送的是超大文件,还会经常遇到上传下载失败的情况。

亿方云为用户构建了一个快捷的文件分享通道,企业员工可在亿方云上直接分享办公文件,轻松实现重要文件一键直达。同时,亿方云还支持为文件/文件夹生成外链(二维码)分享,员工在文件分享前可进行下载权限、访问期限、访问密码等权限设置,并支持一键分享给部门/群组/同事。值得一提的是,亿方云的分享功能还加入了更多贴心化元素,文件分享人可第一时间知晓文件是否被同事接收,确保所有分享操作有效进行。

文件审阅

一份满意的策划案往往需要听取多部门同事、多级部门领导的修改意见。大多数企业缺乏完善的文件审阅机制,而拿着一份策划案单独找相关同事及领导确认,根据修改意见完成修改后再次找相应人员进行确认,本就相对费时。若是遇到领导间意见不统一,二级领导更倾向修改前版本的情况,策划案就需要再度返工,确认流程也被拉长。

做为一款文件管理与协作工具,文件审阅功能必不可少。在亿方云上,员工可对一份需要单人/多人确认的文件发起单人/多人审阅,同时亿方云还可支持对多个文件同时发起审阅,并且审阅过程中产生的评论、领导审阅同意/拒绝/退回等操作,均会有相应消息推送,审阅进度清晰可见。

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