如何快速学会并熟练掌握office办公软件?

在Office办公软件面前,敢说这软件什么都懂、什么都会的人,我敢说,在整个中国都找不到一个。

那么,我们如何快速学会并且熟练掌握office办公软件呢?

一、Office三大软件PPT、Excel、Word到底先优先学习那个?

答案是都不是,而是Outlook,收发电子邮件啊,这玩意需要学吗?大多数人能“自学成才”,EQ比较高的人会懂得电子邮件的发送礼仪。

需要注意是Outlook的很多功能都是和邮件发送礼仪有关的,这个大家应该都“懂”!

那排名第二呢?就看自己的工作职位的需要!比如行政文员可能Word用得比较多,做数据分析管理的用Excel比较多,销售市场或经理级别用PPT比较多。员工用PPT大多数是为了做工作汇报。

比较有有趣的是IT工程师往往用到Word也比较多,因为要写系统维护文档给客户,不会玩Word会被多章节排版搞疯的,就是传说中的1.1、1.1.1,那玩意。

总结,根据自己工作的使用频率最高软件来绝对先掌握那个软件。Excel培训需求最高,其次是PPT,最后是Word。

二、如果确定了要学的软件,那具体应该如何入手?

这个问题不得不提到,软件“个性”的问题,说白了就是套路,学习任何的东西都有套路,也就是我们所谓的方法,学习某个专业技能的方法,其实这个套路应该是在大学教育里培养出来的,作为一个大学生的最“基本”能力就是能快速掌握学会本专业相关的新技能和方法。

可是我们中国的大学教育你们都懂的,所以几乎所有的求职者简历上都会信誓旦旦的写着:熟练掌握办公软件。我有一段时间也兼职过几天的面试官,我常问求职者的一个问题,如果文件夹内十个Excel工作簿,如何一次性把他们都打开?几乎没有能解答出来?因为这就不是一个Office问题!你知道不知道?方法很简单,选中这十个工作簿,敲回车就好了。

Word学习方法

首先了解每个软件的“个性”。首先来讲讲Word。学习Word一定是承上启下,一口气搞定。什么意思?技巧和技巧是环环相扣的,前面操作有问题,就会影响后面的操作。

下图的金字塔结果来看,越顶端也“高端”!

大部分人的水平都在页面设置阶段甚至偏下,更多人可能就是用来打字存储文字内容的,通过系统的学习可以达到“排版自动化进阶”水平,也就意味着可以把公司的文档都做成格式模板直接调用就好了,这已经极大的提高了文案排版的效率。

至于更多高端的“综合应用进阶”,只需要掌握“邮件合并”即可。不过说起来容易,邮件合并的强大功能可以让你学好几天,掌握“信函”和“标签”就够你用了,当然如果能输出到outlook里面自动生成邮件发出去,那就完美了。

(Word有专门的邮件面板,足以说明这个功能的强大)

所以一定把Word的学习当成一个“整体”去学习,而且一定是系统的学习,学习所谓的分散的Word小技巧,提整体的Word办公提升效果并不明显。

Excel学习方法

Excel这个软件的个性就是多面手,他的各个层面可以各成“体系”,从下图可以很容易看懂,每个“体系”可以解决一种层面的问题,也就说如果工作中用Excel缺哪儿不会就补哪儿,如果全都缺,就全部补,每个都了解一点点也行,不用玩得特别深,就可以足以应付工作。比如Excel一点都不会,那就学表格整理操作技巧。如果数据分析玩不转,就学数据分析部分。如果老板对图表有要求,那就把图表制作做好。当然如果先把Excel做成模板,那函数必不可少,当然掌握几个常用函数也会让工作效率翻倍。

如果会玩点VBA,你就是超级大神牛人(IB用)。

总结一下,Excel是个多面手,缺哪儿补哪儿,“体系”比较平等,技巧之间的联动性相对Word较少,但功能技巧之间的搭配也很重要,比如某个函数和某个函数搭配可以解决某类问题等等,甚至能够放入某个工作场景里,否则大家会有一问题?我干嘛要学这个技巧?这个技巧和我有关系吗?

最后要说明一下的是,Excel这个软件目前向着大数据对接的思路在进行发展,比如可以与SQL数据库直接进行数据加载读取,比如集成PowerBI这样的强大数据商务智能分析,这些都算是专业领域的使用。

如果对前面的技能比较熟练的基础上可以在对此部分进行了解和学习,让Excel成为你工作的IB(install B)利器。

PPT学习方法

PPT这个软件有点“深藏不露”的个性。这个软件是三大Office办公套件中,面板上按钮个数最少的软件之一,仅次于Outlook,但这个软件是职场中必用的一个软件,做工作汇报必用。要求高一点销售对外销售的时候演示使用,要求更高市场部做产品发布等,需要用到设计更加专业的PPT要求,设置有些需求已经超过了PPT本身的需求。

PPT的这个软件的优势在于,用比较简单的操作实现比较专业的演示表达。但某些PPT爱好者会过度使用这个软件,导致为了达到一个效果,而浪费大量的工作时间。

在没有掌握PPT美图设计绘制之前,重点放在PPT的文案逻辑表达梳理和PPT这个软件是实用操作上,也就是下图的开始两个阶段。

如果对软件的功能有初步的认识后,可以开始学习PPT设计的部分,其实就是对文案的图文混排操作,这时“平面设计”的相关理念甚至是“三维的设计理念”会随之引入。

设计部分的学习就没有底线了,因为每个人对PPT美的标准都没底,所以只需满足一般平面设计的审美标准即可。学习那种有标准的设计思路与布局。

比较有意思的是,PPT设计这个层面是很多所谓的ppt高手善于发挥的部分,就是因为他没有标准,所以可以任意发挥,所以教程的质量就因人而异了。

所以你会发现大部分的PPT的教程都会集中在“要把PPT做好看”这个层面,但在实际职场中可能PPT的逻辑表达和文案的准备,比PPT做好看更重要。

最后我们聊聊PPT动画部分,这部分如果单独拎出来研究,都可以分成好几个层次,通常的理解,“动画”的一般作用有两个,一个是控制演讲者的演讲流程,二是对复杂图形或流程的分解演示,有助于观众理解其运行方式。

如果要高阶,可以将PPT的动画与切换功能进行配合做成“宣传片”,这个技能非一日之寒,但也有思路技巧可循,但在职场的使用几率相对较低,找专业广告公司就能搞定,无需自己学习,通常PPT爱好者可自行研究。

三、三个软件都学会了,应该怎么用?

三个软件都熟练就要学会相互的协调办公,比如PPT的文案内容可以通过Word整理好再导入。

Excel的数据可以通过Word的邮件合并进行后期的文案加工。Excel的图表可以方便的与Word或PPT进行数据更新等等,这类相互合作的工作技巧也会使工作效率大大的提高。还是那句话,Office三大件学会了终身受用,甚至我老妈都用Excel来记录每天的买菜情况,做出环形图分析卖肉买鱼买蔬菜的金额比例已进行适当的调整。

推荐大家用Excel进行购物记账管理,你就会发现,很多可以不买的东西真可以不买,在没有赚到第一桶金前,钞票一定是省出来的。所以千万不要被所谓“钱是挣出来的这种理论所忽悠”。没有积累怎么挣钱?

今天就到这里,希望对想系统学习Office的小伙伴有帮助。


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