别人家设计公司的15万个文件!

在文件管理这件“小事”上,量变产生质变这句话绝对是适用的。对于文件管理的需求,恐怕任何行业都会给每天淹没在文件中的广告人比下去的。

在知识型行业,几乎每个人都在用文件管理着自己的工作,相比较而言,海量文件的存储只是容易解决的容量问题,对文件的“查”和“看”却往往变成大海捞针。

那么,别人家的海量文件是如何从淹没你的海量数据变成会生“利息”的海量资产的呢?

相原的海量文件管理新模式实践

两周时间,上传15万+个文件

相原集团是一个具备前瞻性思维和运营能力的现代企业群。作为其业务三大板块之一的房产专业服务,开展建筑室内设计、装饰施工管理、软装设计和布展实施等集成服务,企业文件数量相当庞大。

对于普通中小型企业,企业文件的数量通常是几千个,而相原在开始使用亿方云的短短两周内前后上传到平台15万+个文件。

显然,无论是企业内部存储服务器,还是U盘、硬盘、个人网盘,可怜的一点存储容量都无法满足文件统一管理的需求。而亿方云可以提供无限的存储空间。

对分散在每个人电脑上的15万+个文件,寻找其中你需要的一个可能会难以想象的费时费力。而对于集中在亿方云平台上的15万+个文件,每个人都可以对自己所有有查看权限的文件进行搜索。

告别版本混乱的文件历史

相原每天产生大量文件,尤其在项目进行过程中,几乎每出一个版本、每一次修改后都要发一次邮件。

在大量的另存为动作中,版本信息记录难以避免会出现疏漏。类似这样的企业往往都存在着文件历史版本混乱的问题。

在完成文件资料库的建立之后,已完成的版本直接放入文件夹共享,多版本保存,不需要再像以前每出一个版本都要重复一次上传、发送、下载的过程。并且每一版历史版本都会在亿方云平台上保留,自动记录版本号、修改时间和人员等版本信息。

便捷高效的文件协作

对于设计方案、合同等文件,传统的办公方式下存在着部门间、跨部门以及与公司外部频繁的文件传输,占用大量的时间和网络资源,而审核、讨论等沟通环节也必须发生在文件传输的基础上,工作效率被严重拉低。

在亿方云平台,文件上传之后,只需一键分享给同事或客户,而不需要再次的传输,就完成了文件传达的过程。而项目人员可以在手机端及时收到审阅提醒并添加评论,让团队间的协作变得高效。

相原采用亿方云平台进行海量文件管理新模式的实践,为企业数据价值最大化作了极大的推动,也可以为更多的企业提供借鉴。


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