亿方云打造互联网软件行业敏捷化文件管理及协作

发表于 2017年1月12日  

中国互联网进入高速、深度发展期,下一个五年或者下一个十年,互联网会发展得更快,进一步的颠覆和改变这个世界。这也意味着互联网行业在技术迭代、人才流动、敏捷化管理等方面都会迎来更高的挑战。

在科技人才高成本、公司扩张快、市场竞争激烈的环境下,如何提高管理和协作效率、确保研发成果得到有效保护也成为互联网软件行业的决胜关键。当前,行业内普遍应用单一的流程化项目管理工具来提高管理效率,但是缺乏有效的内容和工作平台时,以下问题往往成为阻碍企业发展的痛点:

  • 核心数据无法统一管理,遗失严重:软件产品迭代集中,人才流动频繁,产品迭代计划、产品设计稿源文件、技术知识等核心数据散落在员工电脑或者硬盘里,研发人员的离职,硬盘的损坏,无形之中就会造成企业重要数字资产流失。
  • 信息同步繁琐,协同效率低:互联网软件行业的项目集中,项目的实施过程中,多部门参与项目周期长,沟通频繁,用qq、微信或者邮件来沟通传送文件会出现噪音干扰、文件更新同步不及时、传输繁琐等,从而导致协作效率低下。对于多分支机构的企业,跨地区、多部门的产品信息互通、案例共享、销售技巧分享也很不方便。
  • 消息响应不及时,工作进度缓慢:互联网软件行业的销售、售前、实施等人员出差频率高,对于来自同事、客户的消息和请求往往不能及时回复和响应,导致一些项目进程或其他重要工作被耽搁。

相对于邮箱、MSN/QQ/微信等IM软件、FTP或者个人网盘等原有的文件传输和存储方案, 企业级文件管理和协作平台可以更好地为互联网软件行业提供一站式解决方案。亿方云为企业提供海量文件的集中存储与管理、多级用户权限控制以及最高级别的数据安全保障,同时,多端同步、100+种格式直接预览、在线编辑、移动访问、消息提醒等功能让企业员工可以在亿方云平台拥有简单高效的办公和协作体验。

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实现企业文件集中管理与知识沉淀

没有统一的存储平台,企业大量重要文件(产品设计稿源文件、产品需求、技术知识、市场活动、培训材料,等)散落在员工电脑上或者移动硬盘,一旦设备损坏或丢失,员工离职,无形之中就会造成企业重要数字资产流失。同时,不能集中管理企业文件,也导致资料查找繁琐。

亿方云平台实现企业文件的集中存储和备份,按照企业组织架构建立文件管理框架,把产品设计稿源文件、产品迭代计划、技术知识、市场活动、培训材料等文件备份到对应的文件夹里并给相关人员设置对应的权限,实现企业文件集中管理和知识沉淀。

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打通跨部门/跨区域信息共享渠道

原有的办公模式下,部门间存在信息孤岛,彼此共享信息不及时,沟通成本高。比如产品研发部门版本优化,新功能上线,需要与市场部/销售部共享产品信息。跨地区多分支也需要进行产品信息互通、案例共享、销售技巧分享。除了内部的信息共享外,定制需求的前期跟客户的沟通确认反馈往往也缺乏顺畅的信息共享机制。这些过程中存在大量的文件协作,信息传递,而这些若以QQ、邮件的方式来共享,必然会导致文件不能实时获取,版本不同步,信息错漏等问题。

亿方云通过建立共享文件夹、文件一键分享等功能帮助各部门建立适用于企业行为的快速信息共享方式。产品版本优化新功能策划、开发、上线、推广执行实时同步给各相关部门,确保团队信息高度一致。遍布全国的企业销售人员也可以随时获取最新产品信息、优秀产品案例、策划方案案例共享及销售技巧分享。与此同时,灵活的多层级权限设置可以保证共享文件的安全性。

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开启项目协作高效率

互联网软件行业的项目往往多线并行甚至交叉进行,项目协作中的设计文档、产品文档、技术文档、需求文档、产品设计稿等需要多部门协同完成和及时同步,通过QQ、邮箱等传统方式频繁传送无法做到及时同步最新信息,而且容易造成版本混乱,协同办公效率低。

在亿方云平台,项目负责人建立以客户项目名称命名的协作文件夹,邀请项目相关人员加入分配相应的权限,客户户对项目有需求可以直接提给项目负责人,项目负责人策划好的实施方案也可以跟相关人员沟通定稿,确定好后 @客户(外部协作),客户查看后的意见可以在相关文件下直接回复讨论,通过多级权限的设置既保障方案的安全不泄露,又能及时响应客户意见和需求,同时解决了文件传输烦恼的问题。项目组的成员都可以实时同步项目资料。客户成功实施后,会转至售后支持部门,相关资料会转接至售后支持,直接将相关资料复制/移动至售后支持部即可。

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移动办公及时响应需求

销售、售前、实施等岗位需要经常出差拜访客户,在出差途中不具备办公条件时就难以对客户或者同事发出的紧急事项及时作出相应,或只能解决沟通环节而无法获取到工作文件。

亿方云全功能移动端不仅支持Word、Excel、PPT等常用格式办公文件的直接预览,包括PSD、CAD等专业设计图也可以直接用手机打开查看。实时消息提醒随时将同事/客户的留言推送到手机端。在出差途中,销售等人员能够及时收到产品、方案的信息更新,并能轻松查看、回复意见,和他人进行及时的协作,还可以一键分享给客户,不会再因为出差影响项目进度。

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亿方云企业文件管理及协作平台应用与互联网软件行业,帮助企业实现数据安全管控和知识积累,提高信息共享和数据流转效率,让跨部门/跨区域的协作更加简单高效,全面助力互联网企业的敏捷化管理,适应下一阶段的高速发展。

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