贸易行业解决方案

发表于 2017年1月11日  

贸易行业定义

贸易行业是指主要经营品种、范围基本相同的商品生产者和商品经营者形成的以专业化经营为特征的贸易主体群体。广泛来讲,贸易行业包括纯贸易业,企业中的经销行业,证券流通业,以信息为媒介的流通业,药房业,水、电、气流通业,饮食服务业,物流业等八大构成部分,本解决方案所讲的贸易行业主要指纯贸易业和企业中的经销业,包含外贸和内贸。

业务模式及痛点

从业务模式来看,贸易型企业宗旨就是赚取更多的差价(利润),通常按单核算收入、成本、费用、利润,并在业务执行过程中严格按预算控制付款。也正因如此,相比其他行业来讲,贸易型企业的风险控制要求更高,也更为严格。同时贸易行业对时效性要求也非常高,从业者经常会遇到因为错失商机导致利润下降或丢单的情况。

在信息技术革命和全球经济一体化的推动下,贸易型企业面临现实空间全球化和虚拟空间全球化的双重竞争,曾经拥有的成本、价格、时间、地理等竞争优势正在快速消失。从当前的市场环境来看,信息化水平的高低直接决定着贸易型企业的核心竞争力,充分利用和结合信息技术,比竞争对手更快的获取和处理信息,按需快速配置企业各种资源,实时响应市场需求,才能从容自如地应对各种冲击和挑战,在激烈的市场竞争中立于不败之地。

目前贸易型企业已经在日常办公、业务运营、客户管理等方面越来越多的使用信息系统,但文件管理依然处于比较落后的状态,业务资料无法统一管理与协作、管理人员无法实时全面地掌握交易进度、大量内外合作的资料存档与查找困难、以及历史交易资料丢失等问题严重影响了贸易型公司的业务连续性,贸易型企业的文件管理具体面临着以下场景的痛点:

  • 行业复制性高,资料外泄严重,业务员通过几年在一个或多个公司的客户资源积累,往往会选择自立门户,对公司业务和品牌产生实质影响;
  • 内外部沟通使用QQ、微信以及邮件,涉及到众多合作方,项目资料传输频繁但低效,信息同步不及时,资料也难以统一管理;大型贸易项目,如果涉及到多个部门或多个公司合作,交易过程中的具体进展和变化不能及时反馈,公司高层无法掌控全局,存在很多交易事故隐患;
  • 整个交易项目履行过程中产生的大量资料散乱存放,面临不安全隐患,这些资料在交底、变更、结算、合同续签、审查时都是重要的依据,丢失和泄露可能会给企业带来重大损失;
  • 外贸类企业需要经常与海外客户沟通,发送设计效果图、加工制作图纸等文件通过邮件完成,邮箱不支持大附件以并且需要下载查看,十分不便,沟通效率低下;
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相对于邮箱、MSN/QQ/微信等IM软件、FTP或者个人网盘等原有的文件传输和存储方案, 企业级文件管理和协作平台可以更好地为贸易型行业提供一站式文件管理和协同办公解决方案。亿方云为贸易型企业提供海量文件的集中管理和协作云服务,帮助贸易行业归档项目资料,降低沟通成本,提高企业内/外部工作效率,从而降低交易周期,实时响应市场需求,按需快速配置企业各种资源,最终在激烈的市场竞争中占得先机。

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公司资料统一归档与安全管理

贸易行业复制性高,业务员通过几年在一个或多个公司的客户资源积累,往往会选择自立门户。目前贸易型公司日常运营中的诸多资料,如报价方案、产品资料、设计方案、合同、市场调查报告、总结报告、供应商资料和客户清单等散落在员工个人电脑上、U盘里或者纸质版存档,资料外泄风险高,并且一旦出现电脑硬盘损坏、U盘丢失、纸质资料损坏、员工离职等情况,就会造成企业重要数字资产流失。

亿方云提供海量文件存储空间,实现项目资料汇总存储和管理,进行统一归档和备份,对企业的知识和数据不断进行沉淀和积累,方便日后查找资料、分析和利用数据。

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安全方面亿方云采用传输存储全链路加密,文件上传下载使用HTTPS传输协议,传输过程中对文件本身进行了二次AES CTR 256算法流式分块加密,为用户数据做了多达四份加密保存,且数据分布在不同的存储平台,杜绝因平台原因造成的用户数据丢失。

贸易进度实时把控

外贸企业通常面对的是大批量和国际化的订单,贸易过程涉及报价、备货、通关、运输、结汇等业务流程。内贸企业的贸易过程包括供应商选择、产品采购、产品营销、产品调度、库存管理等环节。业务开展起来都需要多个部门交涉,如果是一个大型贸易项目,更可能与多个外部公司合作,交易过程中的具体进展和变化不能及时反馈,公司高层无法掌控全局,并且存在很多交易事故隐患。

通过亿方云,贸易项目主导方可以建立共享文件夹,为项目各方搭建一个安全的文件共享空间,当文件被修改,共享文件的各方通过云端实时同步,能够及时获取最新的文件版本,保持各方对于项目进度的及时同步,防止各方数据不一致的情况发生,项目各方可以随时查看共享文件夹内的资料获取信息,随时掌握项目进度。

同时,文件所有者、上传者、编辑者、查看者等多级权限设置可以根据工作角色对不同人员的文件权限加以限制,防止项目进行中数据泄露等不安全隐患。

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除了共享文件夹,亿方云提供一键@相关同事、外部链接等文件分享方式,替代传统的邮件、QQ传输,实现设计图、施工图等大文件轻松秒传。

全球加速,实现高效的跨国沟通

外贸过程中涉及到了很多文件传输和沟通工作, 对于大多数外贸企业而言,邮件、快递是最常用的沟通+文件传输工具。邮件传输中企业会遇到大文件无法传输或添加大文件附件的邮件无法接收的情况。

亿方云为外贸企业提供了海外加速功能,全球加速的实现让跨境沟通的效率大大提升。经过精确测速,在使用全球加速功能后,境外平均传输速度约14Mbps,一秒钟传输文件可平稳达到1.2MB(以上数据基于测试环境:Windwos2012标准版操作系统,美国东部Nortel Networks网络,上下行20Mbps带宽情况实测)。

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使用国内链路下载

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使用海外加速后下载

经过测试,亿方云的全球加速功能让海外文件平均传输速度提高85%,外贸企业与境外客户的沟通和办公效率大大提升。

协作、共享和移动办公,打造敏捷型贸易企业

贸易行业对时效性要求非常高,贸易型企业必须比竞争对手更快的获取和处理信息,快速响应市场需求,才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。目前贸易型企业的内外部沟通大多使用QQ、微信或者邮件,如何保障信息的同步和准确传达成为痛点,另外一线业务人员也经常遇到出差途中由于无法及时获取资料而坐失商机的问题。

亿方云从协作、共享和移动办公等维度让贸易型企业保持高效运转,通过文件流转帮助贸易型企业变得“敏捷”。在亿方云上,针对协作的各方建立安全共享空间,使用文件共享替代频繁的文件传输。支持文件在线编辑,同时也支持多人编辑同一份文件。项目成员可以在文件评论区完成工作沟通。消息中心汇集协作信息,共享提醒、审阅意见、评论回复等消息一目了然,同时移动端的实时消息推送,沟通更加高效。

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亿方云具备全功能移动端,不仅支持Word、Excel、PPT等常用格式办公文件的直接预览,包括PSD、CAD等专业设计图也可以直接用手机打开查看。实时消息提醒随时将同事/客户的留言推送到手机端。在出差途中,相关人员能够及时收到产品、方案的信息更新,并能轻松查看、回复意见,和他人进行及时的协作,还可以一键分享给客户,不会再因为出差影响正常的贸易工作.

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