金融行业文件管理:安全可靠的数据流转与应用

发表于 2017年1月11日  

金融行业因其特殊的行业属性,以信息安全为企业生命线,对于数据的管控有着极高的要求。另一方面,因安全因素的限制金融行业人员在文件访问、共享和协同方面难以达成方便和高效的工作体验,无法提升工作效率。

在金融行业业务系统中,各类结构化数据往往都具有较为全面的安全防护,但是分散存储在员工电脑中的文档、资料、影像、音视频等非结构化数据却几乎得不到统一管理。

金融行业每天产生新的项目,每个项目都会产生许多文档,如客户来往文件、合同文件、项目跟踪文件等,而且也会需要不同区域、不同部门的同事进行协作,缺乏可靠而便捷的文件协作平台,使得项目成员们很难去检索、访问、共享所需的文件。

目前,金融行业的文件管理主要存在以下问题:

  • 载有重要数据的商业资料分散存在于个人电脑上,不能有效集中管理及备份;
  • 各种应用系统相互间隔,造成众多数据孤岛存在;
  • FTPNAS存储、Windows文件共享存在合规性和并发性能问题;
  • 文件存储在本地、移动硬盘等,异地调用时很困难,流转流率低;
  •  文档需要跨部门传递、审核,经常人找人,找不到人,造成事务耽搁……
  • 项目过程中件访问时的安全性难以保证,项目合同、客户重要来往文件、市场运营方案存在泄密风险;
  • 海量文件,信息查找检索困难,文件版本经常混乱;

亿方云为金融行业提供海量文件的集中存储与管理、多级用户权限控制以及最高级别的数据安全保障,同时,多端同步、100+种格式直接预览、在线编辑、移动访问、消息提醒等功能让企业员工可以在亿方云平台拥有简单高效的办公和协作体验。

数据安全与风险控制

理财产品资料、客户申报材料、票据影像、保单、合同等散落在员工电脑,计算机存储空间有限,桌面数据分散,没法统一管理,不利于合规检查、防篡改。一旦设备损坏或丢失、员工离职,都会造成重要数字资产流失。U盘等介质传递文件易导致病毒损毁重要数据,传统的Windows文件共享缺乏对员工文件使用的日志监控,不便于安全审计,对行业合规性无法百分百满足。

亿方云提供海量存储空间,对企业文件提供统一的存储和备份。电脑同步端将员工日常工作文件实时保存至云端,实现无感知文件汇总存储。网银级别的安全保障策略,采用传输存储全链路加密,文件上传下载使用HTTPS传输协议,传输过程中对文件本身进行了二次AES CTR 256算法流式分块加密,并且通过异地备份为用户数据做了多达四份加密保存,数据分布在不同的存储平台,做足容灾消灾和防攻击措施。

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企业可以按照组织架构建立文件管理框架,产品资料、营销计划、运营数据等文件对应相关部门设置文件访问权限,保证文件的安全访问边界。对不同级别、角色的员工设置文件所有者、上传者、编辑者、查看者等不同权限,管理员后台可查看详尽的文件操作日志。对外分享文件可通过分享时效、权限设置、链接追踪以及水印设置等防止违规或恶意泄露重要数据。

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外网移动文件访问与使用

银行等机构的文件主要存储在内网,员工在家办公、出差、拜访客户等情况下,只能通过U盘拷贝资料,文件修改后如不及时更新至内网容易导致版本混乱和信息不一致。为了提升内部文档安全性当前很多金融企业仍然以传统的Windows共享服务器或者FTP服务器作为文件汇总和分发的重要工具,在如何更精细的针对组织、文件夹乃至单个文件进行不同权限的设定和管控上,有很大的局限。

亿方云支持web端、本地同步端、移动端多端登录,员工可以随时随地通过各种设备访问自己的工作文件,并实时同步自己的工作内容,当领导或一些业务部门员工需要在家或出差办公时,直接通过云平台可随时随地访问所需资料,修改文件时自动保存至云端且历史版本信息随时可溯。在出差和拜访客户途中,也可以通过手机端访问到产品资料等文件,对需要紧急处理的文件进行审批、意见回复等。

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此外,亿方云的全文搜索功能,只需要一个关键词就可以对自己所需的信息进行快速查找和定位。平台支持Word、Excel、PPT等常用办公文件、音视频以及PSD等专业格式文件的直接预览,查阅资料快速方便。

多分支/跨部门文件共享与协作

银行、证券、保险等行业内部结构庞大,跨部门、跨地区间存在信息孤岛,彼此共享信息不及时,工作沟通成本高。比如总部营销资料的分发、销售技巧/案例分享等,邮件、QQ传输存在一定风险,且版本变动时需要频繁传输。许多金融机构为了提高内部资料的安全性,禁止U盘的使用,而邮件发送又会受到附件容量和数量的限制,这造成了同事间或与客户间文件共享的不便。

亿方云通过建立共享文件夹、文件一键分享等功能帮助各部门建立适用于企业行为的快速信息共享方式。产品营销资料、销售指标、数据报表各相关部门实时同步,确保团队信息高度一致。与此同时,灵活的多层级权限设置和分享链接管控、文件水印设置可以保证共享文件的安全性。

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灵活的混合云部署

一方面,依靠云计算相对于传统 IT 模式的优势,私有云在银行、电信等领域受监管与安全等级限制的领域渗透率提高;另一方面,随着公有云稳定性、可靠性的不断提升,愿意部署公有云的大型企业也将越来越多。限制在私有云框框里的金融企业,往往无法享受公有云的丰富资源让企业数据真正动起来。这也是为什么长久以来对于大趋势的“云”金融行业只是远观。

考虑到金融行业特殊的数据敏感性,亿方云提出了采用混合云的模式,以更好地满足金融行业对于数据存储多样性的需求,打破传统私有云开发周期长、更新困难、部署成本高等缺陷,提高金融行业对于SaaS产品的接受度,让其享受到更多的云端服务价值:

  • 企业核心数据100%可控,并实现内网极速传输;
  • 给企业最大的存储灵活性,在私有、公有存储之间进行选择,且亿方云支持私有和公有存储之间互通;
  • 利用亿方云公有云计算平台实现企业数据价值最大化,包括预览、搜索、同步、在线编辑、全球加速和安全保护等能力

 金融行业需要一个安全集中的管理平台来存储重要文件,在能够轻松实现跨地域、跨部门之间的协同办公的同时,搭建一个安全可靠的网络信息环境,使每个员工都可以在安全、集中的管理平台中检索到所需文件,快速提高企业工作效率。亿方云创新的文件管理方式帮助金融行业更好地适应不断变化的金融环境。

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