旅游行业文件管理:实现企业数据管理标准化

发表于 2017年1月9日  

在内需启动、消费升级以及国民收入不断提高的背景下,中国旅游业正步入黄金发展期,根据“十三五”规划将把旅游业培育成国民经济的战略性支柱产业,国内旅游政策环境持续改善,行业也将迎来新的发展阶段。

同时,无论传统的旅行社还是快速崛起的在线旅游平台,在更加激烈的竞争中也面临着提高特色产品研发效率、加强人员管理、提升用户体验和创新运营模式等挑战。

  • 海量数据,存储成本高:随着旅游路线、客户信息等资料日积月累,纸质存档、移动硬盘等传统储存方式查找不便,容易丢失,大量景点图片占用超大存储空间,存储成本高。
  • 异地办公,信息传递滞后:导游外出带团,游客信息核实、临时的信息内容调整,仍以纸质化办公、消息通知为主,资料无法实时更新,尤其是境外办公,信息传递更容易滞后或接收不到。
  • 商业机密数据的安全性不足:游客身份信息、团单内游线、酒店报价等,都属与商业机密,从票务至导游,中间需要流转多次,非标准化的流转方式极易导致信息错外泄或丢失,造成商业损失。


  • 协作办公的流程繁琐:BD市场调研后的产品材料申报信息、市场外宣海报信息等都需要经过反复审核、沟通、再修改,以QQ、微信、邮件、面对面等多种方式逐个沟通,流程混乱,难以汇总意见。4

相对于邮箱、MSN/QQ/微信等IM软件、FTP或者个人网盘等传统的文件管理方案, 旅游行业更需要利用企业级文件管理和协作产品,建立统一的文件管理标准,解决以往数据和流程混乱的问题。亿方云为企业提供海量文件的集中存储与管理、多级用户权限控制以及最高级别的数据安全保障,同时,多端同步、文件共享、100+种格式直接预览、在线编辑、移动访问、消息提醒等功能让企业员工可以在亿方云平台拥有简单高效的办公和协作体验。

 

企业数据集中、标准化管理

BD申报材料、产品文案等都保存在对应负责人的本地电脑上,无法做到统一的归档,需要时调用极其麻烦。人员流动造成的资料丢失也较为普遍。



亿方云提供海量文件存储空间,通过对企业文件集中存储和管理,可根据时间、地域、线路等不同的关键词将历年的信息进行编号存储,后期翻阅时可按照编号搜索,减少了整理归档、查找信息的时间,办公更高效。统一归档和备份,也让企业数据得以积累,人员离职文件一键交接,减少人员流动带来的客户和产品资源流失。

建立跨区域协作平台

大型旅行社或旅游网站分布在全国的BD往往多达数百人,主要负责收集景区与酒店的相关素材,每天都需将收集资料传回总部的文案、流量、官编等部门,而总部需要分别与200多位BD进行对接,大多还在采用QQ的方式,工作量大,文件传输耗时耗力。



通过亿方云以重要部门、业务为核心,建立协作文件夹,一方上传多人共享,也可实时查看最新进度、最新消息回复。BD分区域设置,把产品材料放到对应的区域文件夹内,邀请相应的协作成员,设置不同的权限身份。流量与文案、官编部门及时协作,所有信息实时共享,BD区域、文案都只能看到自己对应的区域的资料,文件安全性高,不用担心不同的对接模式导致出错。

移动办公实现信息及时传递

BD联络发展景区和酒店资源,经常在出差途中需要将资料传回总部,依赖电脑和网络;导游外出带团时,游客信息更新、行程安排调整等无法及时获取,大多仍在使用纸质资料;出境游领队与境内组团社和境外地接社的信息传递更容易滞后或接收不到。

亿方云支持web端/PC端/移动端多端访问,数据实时同步,可以随时随地在线查看文档、图片等100+种格式的文件,导游带团途中在手机端就可以随时访问最新的团单。实时消息提醒可以将更新信息推送到手机通知。而BD也可以用手机将资料直接分享给同事、生成链接或者转发到微信/QQ好友等,无需文件传输过程,减少对电脑和网络的依赖,真正实现随时随地移动办公。

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国内旅游业热度不断攀升,市场对于行业发展更加规范化、提升旅游产品和服务品质的需求也日益强烈。亿方云为旅游行业打造一站式文件管理和协作云平台,帮助规范旅游行业的数据管理标准,解决人员分散信息反馈机制缺失的难题,提高产品开发效率,创新运营模式。

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