企业如何文件共享

发表于 2016年12月7日  

企业如何文件共享

大部分的人对文件共享的印象还停留在非常传统的共享方式上,比如邮件、QQ、局域网、FTP等。而这些文件共享方式的弊端也是清晰可见。

传统文件共享弊端

通过邮件传送文件的传统方式,需要上传、下载、传送等多步完成,每次有文件修改都需要重新发送邮件,效率低,而且容易造成文件版本的混乱。如果是机密文件,邮件传送过程中还面临着被劫持的风险。

QQ、微信等即时通讯工具传送文件,尤其是大文件时,会受到网络状况的影响,容易出现中断的情况,文件每次修改后仍需要重新传输。

而局域网、FTP的文件共享就更不用说了,外网访问困难,对外共享协作极其不便。

 

个人网盘文件共享方式

 

百度云、360云等个人网盘因为免费, 大多数的小企业或者员工贪图免费开始使用网盘做办公文件的分享。虽然个人网盘分享文件的方式相对于邮件和即时通讯工具有一定的便利性,省去了文件传输的过程,但多人共用同一账号登录使得账号安全系数极低,文件的安全性面临威胁,可能被任意修改和删除,删除后的信息难以找回。并且,有些个人网盘不支持同一账号多个IP同时登录,共享者登录查看文件可能存在冲突。此外,大多数个人网盘没有在线编辑功能,文件每次修改仍需要下载、编辑、上传的繁琐步骤。

 

企业网盘分享文件的优势

企业网盘类产品实现了有权限管控的多人共享。将个人账号统一在公司账号之下,团队成员用各自的账号登录,在共享的文件内按照不同的角色拥有对文件的不同权限,如文件所有者、上传者、编辑者等,以保证企业文件的安全性。

企业网盘一般都有通过链接分享的方式,对链接设置日期、权限等限制,单独将某一份需要共享的文件分享给同事或者公司外部的合作伙伴。

目前国内的主流企业网盘类产品都有在线编辑功能,对于共享文件的修改不必再在下载后进行,也可以通过同步端在本地直接编辑,系统自动保存。

 

国创公司文件共享案例

国创这是一家日本暖通设备的核心代理商,家用和商用的都有涉及,从销售、安装到售后一条龙服务,目前在本省拥有10余家门店,年销售额破亿。他们使用的是亿方云企业网盘。

在每个门店的中央空调的销售安装过程中,店长会根据客户的姓名+地址在亿方云上新建一个协作文件夹,然后邀请客户、设计师、销售员、安装工一起加入协作。销售员跟进客户需求,将对应的需求文件上传进这个文件夹后,可以直接@给设计师。设计师收到@信息后,根据需求设计完安装设计图之类的文件后,也上传至这个文件夹。

接着设计师会在设计图下面@给客户,请客户确认,客户的亿方云手机客户端同样也会收到一条@消息并可直接查看,有什么反馈文件就可以直接在文件下面评论,跟设计师讨论了。

确认完毕后,设计师就可以@给安装工了进行安装的安排,安装工上门安装。安装完成后就会用亿方云手机客户端拍照,照片就会自动上传到这个客户的文件夹 了,以作售后的证明。

整个流程的文件共享都是基于亿方云企业网盘的,而且每个人之间的上传、协作、查看、跟进、文件信息的记录都是非常便捷的,而且省去来传统的多次上传下载,反复确认沟通的繁琐。

 

 

 

 

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