工作在云端,云办公给团队协作与管理带来便利

发表于 2015年8月12日  

    团队的协作与管理包括两个方面,资料的共享与消息的传递。传统的协作与管理通常通过内部管理系统,或者是聊天工具及邮件来完成。这些方式有很多弊端,比如地域性问题—-内部管理系统通常只能在特定的范围内才能访问。
    而如果通过聊天工具或邮件来进行资料共享,则有可能导致资料版本管理混乱等问题,不利于资料的整理和共享信息的一致性。
怎样通过云服务实现团队协作与管理呢?以亿方云为例,一款免费的面向10人以下团队的文档协作与管理工具,由中科院网络中心负责开发和维护)为例,团队可以在云端建立一个团队空间,在空间中存放需要共享的资料。
    团队成员通过访问该空间实现资料共享,还可以在云端进行在线协作与沟通等。这种方式具有什么优势?首先,它解决了团队跨地域合作的难题。团队成员可能来自世界各地,不论他们身处何处,只需通过网络,云服务都能保证他们与团队之间的沟通。
    其次,省去了开发内部管理系统的繁琐步骤。除了昂贵的费用,开发一套系统也通常需要很长时间的等待。相比之下,云服务只需注册、开通即可,也省去了安装和后期维护等工作。第三,随时随地访问。
    只要是有网络的地方,云服务都能保证成员与团队的连接畅通。即时上传、即时下载、在线编辑,不再需要用U盘把资料传来传去,可以有效减少工作失误,提高效率。
    

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    在云服务方式下,用户更关心的可能是内部资料放在云端带来的安全性问题。许多人不敢尝试云服务,是因为从心理上觉得把自己至关重要的信息存储在第三方不可靠。但其实,云服务安全体系现在已经发展的非常完善了,连一些政府部门也会选择使用云服务方式存储文档。不可否认现在的云服务提供商良莠不齐,但只要选择一个可以信赖的提供商,云服务其实可能是比本地服务更好的选择。

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