亿方云企业网盘:帮你秒搜万份文件,轻松管理100+项目



前几天看到一个新闻:某团队leader找下属要一份文件,下属找了10分钟还是没找到,不耐烦的他说了下属几句,结果下属直接当场哭了……

作为生产力工具,我们的电脑每天都会接受和产生大量文件,时间一长就会出现一些让人「头疼」的难题:

经常性忘记想要的文件放在哪;想回家办公,却忘记拷贝文件;

电脑桌面的文件密密麻麻多到爆炸;

文件版本很多,不知道哪个是最新的;

文件夹分层多且复杂,不知道如何归纳分类;……

上面这些问题,其实都可以总结为同一个:「缺乏高效的文件管理」。

花时间找文件是件让人痛苦且低效的事情,今天就跟大家分享四个小技巧,轻松管理100+项目,1秒找到想要的文件。

① 文件管理四个重点

很多人会基于自己的需求,总结出各种各样的方法和习惯。这里小编传授大家一个实用又有效的方法:参考女孩子对于衣柜的收纳。

(男同胞可以咨询老婆/女朋友,如果单身请自行百度……)

你永远不知道一个女孩子有多少件衣服,但她们的衣柜却总是整齐有序,一片和谐。原因在于她们能很好地区分需求:

旧衣服收纳(文件归类)、日常更换(调用、修改文件)、添置新衣服(接收、创造新文件)。

按照这个逻辑,我们可以理出文件管理的4个重点:


文件管理四个重点

下面我们就结合上图提及的 4 点,为大家解构如何用 亿方云企业网盘 实现高效的文件管理。

② 文件的备份&同步

虽然我们日常的文件处理大多集中在电脑上,但在文件的接收和使用上可不单单只有电脑,还可能是手机、平板。因此,文件的多平台同步就显得非常重要了。


亿方云企业网盘:通过拖拽上传文件

在亿方云企业网盘上,我们可以直接新建文件夹,将本地文件上传至文件夹中,方便直接对文件进行分类管理。同时,我们也可以借助亿方云的「实时同步」功能,让本地文件与云端文件自动完成同步。

这种在多个平台上共用同一个“收件箱”的机制,可以帮助我们提高文件管理的效率。


亿方云企业网盘:在手机上预览&编辑文件

以新媒体运营工作为例,小编可以将工作分为多个不同方向的文档,即便临时有事,也能在路上 / 在家里也能直接登录亿方云企业网盘进行查看、编辑,不用受限于公司办公电脑。

③ 科学命名

混乱的「文件命名」是90%以上的人经常找不到文件的主要原因,它的难题主要有2个:一是不同类型文件的命名,二是同一个文件的不同版本的命名。

1.不同类型文件的命名

每个人都有自己的命名习惯,不管你使用123,还是one two three,或是いち に さん,你只需记住这份文件是什么,需要的时候搜什么关键词。

这边小编分享几个自己常用的命名规范,供大家参考:

时间+人物+项目+描述

举栗子:20200808_帅气小编亿方云微信头条.doc

项目名称+内容描述+版本/时间

举栗子:亿方云_产品介绍3.0_20200731.pdf

时间+人+工作事项+版本

举栗子:20200801-王美丽-七夕海报V1.0.psd

不同模块之间也可以用 - 或 _ 来进行区隔让整体看起来更清晰。记住命名规范中最重要的一点:一定要选择自己习惯的命名方式,然后坚定地执行。

2.同个文件不同版本的命名

打个比方:我们编辑好一份文档后,需要经过相关领导的审阅,然后再根据修改意见反复修改、反复检查……

这种时候,如果我们还按照寻常文件的命名方式就会影响文件查找效率。(甚至有时候自己也会分不清!!!)



但如果我们使用亿方云在线文档,就不用担心上述问题了,因为我们可以用强大实用的「历史版本」一键解决。

亿方云在线文档会自动记录编辑的时间、保存的版本、编辑人,无需手动反复保存!


亿方云企业网盘:查看 「历史版本」

打开亿方云上的任一文件,点击右侧即可看到「历史版本」。更酷的是,所有版本皆可预览,支持“设为最新版本、下载、删除”等操作。

④ 合理归类

做好文件命名可以解决找不到文件的问题,但要达到整洁有序还得要靠文件的分类和归档。简单来说就是:做好文件分类和管理体系,把每一个文件放到应有的位置上。

1.分类的维度



例如,Windows上我们可以将 D 盘设为工作盘,E 盘和 F 盘来放置生活和休闲的东西。而 Mac 没有硬盘分区的概念,所以还是通过文件夹来进行分类。

分类前建议先根据自己主要的工作内容,构思和整出主要的分类模块。同时,为了达到整体的简洁有序,要避免层级过多,每个层级尽量不超过3层。


一个简单清晰的文件夹分类

2.文件夹命名

在文件分类逻辑梳理完之后,我们可以用【数字+项目】的方式对文件夹进行命名。这种命名方式的好处是简单易操作,而且可以让系统按名称进行有序排列,整体上会更有秩序感。



⑤ 高效搜索

在需要的时候能快速定位相关文件,是我们做文件管理的最终目的。除了前文说的技巧以外,用好「搜索」功能也是非常关键的。

电脑系统自带的搜索功能比较单一,我们可以通过亿方云企业网盘完成一些更精细化的搜索任务。

1.关键词搜索

在快速搜索方面,亿方云不仅支持搜索文件名称,还支持「全文搜索」,只要你记得文档中某个关键词或者负责人姓名,就可以快速找到名称&正文中含有关键词的文件。

2.精准搜索

文件多了以后,常规的关键词搜索会逐渐无法满足我们的需求。为了更精准地找到所需文件,我们需要对搜索结果进行“二次筛选”。


亿方云企业网盘:对所需文件进行精确查找

比如,在亿方云企业网盘上进行关键词搜索后,我们可以对文件所在区间、文件类型、匹配内容、时间范围等内容进行二次筛选,以此快速定位想要的文件。

3.“常用”功能

如果有一些文件需要经常打开,那么我们可以使用亿方云的「常用功能」,将文件添加为常用。

添加后,我们就能在「文件」-「常用标签」里快速打开,不需要再花费时间寻找。


亿方云企业网盘:「常用」功能

添加常用后的文件都将显示在快速入口之下,方便后续快速访问。



敲重点!

添加常用后,就算我们换了另一台电脑、手机,只要登录同一个亿方云企业网盘账号,便能直接快速查看、编辑,解决重要文件不知道放哪里的烦恼。

今天的攻略就到此结束啦~如果你还没有良好的文件管理习惯,那么建议你可以尝试上面的方法,防止关键时刻又又又找不到文件的状况出现~


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