亿客户| 如何实现企业知识统一管理?西奥电梯是这样做的

2019年1月13日,由西奥电梯、春风动力、老板电器这三家杭州企业联合发起的IT联谊年会&IT供应商共享发布会在杭州运河塘栖雷迪森庄园举办。作为西奥电梯优秀合作伙伴,亿方云应邀出席并在本次发布会上获得荣誉。

目前,通过浙江制造认证的电梯企业为数甚少,杭州西奥电梯有限公司(简称“西奥电梯”)便是其中之一。作为一家现代化综合型电梯服务制造商,西奥电梯在电梯整机产品的研发、设计、生产、销售、安装及售后维保等环节均会产生大量报表、图纸、音视频资料等各类形式的知识资产,对于知识的高效管理有着强烈需求。

就是这样一家知识管理的高需求企业,2017年便选择与亿方云达成合作。这背后,西奥电梯究竟有着怎样的考量?

知识管理面临多重挑战

西奥电梯立足杭州,并在全国布局销售网络及分公司,现拥有3000余名员工,为全球70余个国家和地区提供服务。立身如此庞大的业务体系,西奥电梯希望做到:对外持续为客户和全社会创造价值,对内为员工和企业沉淀核心数据资产,即做好企业内部的知识管理,因此选择一款优秀的文件管理产品就显得尤为重要。

目前,西奥电梯产品包含九大系列,产品类型涵盖二十余种梯型。正是这种多系列、多品类的产品结构,使得电梯制造过程中的中间文档也更为繁杂,西奥电梯在企业知识的统一沉淀与管理中往往面临重重挑战:

公司产业及业务链复杂,繁多的办公文件如何统一归档与管理?
目前企业管理模式呈现集团化与垂直化,如何提高各部门员工间的沟通效率?
组织结构复杂业务跨度大,如何实现高效协同下的办公文件快速分享?
OA、ERP、FTP、IM等各类信息化系统彼此割裂,如何形成有效连接?

基于知识管理,亿方云给西奥带来了哪些价值?

基于西奥电梯繁多的核心数据资产,亿方云为之搭建起了集文件存储、共享与办公于一体的统一知识管理平台——西奥云。在西奥云上,总公司,各分、子公司,上游供应商,下游代理商,外部项目参与者等企业内外部成员间都可实现各种应用场景下的文件快速、安全流转,企业知识管理取得一定成效。

搭建产品资料库,企业核心知识被有效汇聚

西奥电梯拥有九大系列、二十余种梯型产品,加上电梯产品本身就相对复杂,设计要求也较高,涉及的文档也自然更为繁杂。以销售管理部门为例,如何有效管理好各类产品文件,并方便相关销售人员快速找到所需文件,一直是困扰他们的一大难题。

此前,为了便于销售相关人员查找文件,销售管理部人员在FTP中以电梯型号命名文件夹资料,这样销售人员可以根据型号一层层查找到自己想要的电梯产品资料,但是长期下来,文件夹层级深查找效率低,并且电脑系统限制文件夹路径的长度,文件存放受限。

西奥云作为西奥电梯各类梯型产品的资料库,可将企业所有文件有效汇聚,包括应用系统和散落在FTP、QQ、邮箱、个人PC等各处的文件,逐步形成西奥电梯的核心知识库。同时,运用云盘的搜索功能,不局限于文件夹标记文件路径,员工通过搜索标签、关键词、文件类型等属性也能较快搜索到对应梯型的产品文件,提高了查找的效率和便利性。

信息交互不再繁琐,跨部门沟通效率明显提升

除文件繁多外,西奥电梯总部各部门之间信息交互困难也是办公效率无法快速提升的一大阻碍。以【工地运营部】-【安装工艺】的工作流程为例,之前,电梯安装说明书的完整产出流程中常常需要多部门配合:

研发中心需要提供前期素材、内审后确定最终版电梯安装说明书,工地运营部需要整合素材并形成电梯安装说明书,图文打印商则需将安装说明书打印入包给相关部门,多部门间的文件交互十分频繁。而以上流程中涉及的所有过程文档,都是通过微信、QQ、邮件等形式进行传输,产品信息在各部门中流转效率低下,特别是大文件传输时间成本高。

在西奥云上,工地运营部通过将研发中心拉入协作、将电梯安装说明书外部协作给图文打印商,便能实现跨部门的素材共享与内外部的高效协同办公。同在协作文件夹内的工地运营部、研发中心同事及外部图文打印商,可同时在线预览电梯安装说明书,有编辑权限的协作成员还可直接修改文件,保存后看到的均是最终版本,不再需要通过微信、QQ、邮件等平台反复进行上传、传输、下载等繁琐步骤,原本需要数十次来回传输、接收、修改、确认2小时的文件现在只需30分钟即可完成整套流程,时间成本节省75%;还可针对文件展开讨论并将修改意见直接@相关人员,各部门间的沟通效率也得到了很大提升。

打通信息共享渠道,总部与分公司文件协作更便捷

此前,西奥电梯分、总公司的信息共享受地域限制,总部向分公司信息下发、收集没有统一的平台,利用微信、QQ、邮件等方式在传输效率、安全管控等方面存在诸多弊端,给工作带来很大的不便利性:

(1)总部-销售管理部通过邮件分发销售政策、产品合同资料给分公司人员,分公司的销售数据再通过邮件分别发送至总部人员邮箱,总部人员需要单独一个个下载,机械重复的操作浪费工作时间;

(2)总部-工地运营部向分公司下发安装资料和视频,用社交平台如QQ传输效率低、且几天后文件就过期了不可追溯,也没有权限管控能力。

而在使用西奥云之后,总部与分公司、西奥电梯与代理商、研发与生产之间信息共享渠道被打通,上述问题得到有效解决,文件协作效率也有了显著提升:

(1)在西奥云上,为分公司销售支持创建群组并拉通协作,相关人员即可共享总部销售政策、产品资料。同时,分公司成员还可快速上传各自的销售数据文件至指定文件夹,收集工作轻松完成;

(2)总部-工地运营部将分公司工程安装、工程服务人员作为群组拉通协作,共享总部的电梯安装视频资料,避免了传输效率低、文件过期的弊端。同时,通过灵活的权限设置:分公司人员可直接在线预览视频,但不能下载与分享,以此保证文件的安全性。

搭建信息传递桥梁,确保外发文件安全可控

在日常工作中,各分、子公司、上游供应商及下游代理商间业务线繁多,往往需要多方传递信息:上游供应商负责电梯零配件生产并供货给总部及分、子公司,由总部及分、子公司负责电梯整机综合服务;各层级公司又将电梯产品授权给下游经销商,由他们负责代理电梯销售、安装、维修、保养等服务。

此前,工地运营部通过邮件、QQ等方式向代理商发送文件,无法统一管理和进行文件安全管控。再加上电梯安装、维修的视频指导资料多为几百M,传统的文件传输方式大多对速度有所限制,且更新版本后又需重新发送、传输,多版本资料导致信息错乱的现象也是屡见不鲜,很显然已经无法满足工地运营部的需要。如何保证各渠道各级代理商快速获取最新产品资料,权限又能可控,并保证信息的一致性和实时更新显得尤为重要。

为方便代理商及时查看到企业资料,总部-工地运营部在西奥云开通了一个外部协作账号,可供近千人的外部代理商共用。同时,外部协作人员可在线预览音视频,在外安装电梯人员还可使用APP离线功能,将大视频文件离线后再观看,既省流量又能加快预览速度。此外,通过“不允许下载与分享”的协作权限设置,可有效保证文件安全性。

目前,西奥电梯内部使用亿方云的员工人数已有1500多人,西奥云上建立起文档目录数百个,上传工作文件数百万个。而通过亿方云的使用,跨区域、分公司及各大部门间可实现各订单资料、项目文件、产品型号、电梯生产进度等资料的快速传输、同步和共享,自身客户服务能力和效率都得到了大幅提升。

此次获奖,是西奥电梯对亿方云产品功能、体验、服务等各方面能力的极大肯定。而事实上,在服务层面能力的调研与产品选型过程中,西奥电梯CIO 王孝全表示:亿方云的“客户成功体系”才是最为新颖与吸引眼球的。除了辐射全国的专业服务团队及体系外,还可根据企业自身需求,提供个性化定制服务。

西奥电梯希望在做好企业核心数据资产的统一管理、沉淀、整合等体系化管控的基础上,更充分地将企业知识精髓传达给每个员工,并真正应用到实际工作中。未来,通过与亿方云展开的更深入合作,西奥电梯还将为西奥云个性化定制更多智能化办公元素,完成更深层的知识管理。


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